Christian Ullrich
Juni 2025
Die vorliegende Regelung definiert einen pragmatischen und handlungsorientierten Rahmen für die Einführung und Nutzung von GenKI-Chatbots in der Dienststelle. Sie zielt darauf ab, die Potenziale dieser Technologie frühzeitig und verantwortungsvoll zu erschließen, ohne neue Bürokratie zu schaffen. Die Dienststelle gestaltet diesen Wandel aktiv und übernimmt Verantwortung, indem sie klare, alltagstaugliche Leitplanken formuliert, die auf bestehende Regeln zu Sicherheit, Datenschutz und Geheimschutz aufbauen. GenKI-Chatbots werden als Software-Werkzeuge begriffen, die kreative Prozesse fördern, Routineaufgaben erleichtern und die Qualität von Wissensarbeit verbessern. Die Regelung fördert eine eigenverantwortliche, experimentierfreudige Nutzung durch die Mitarbeiter und verzichtet bewusst auf starre Vorgaben oder extensive Nutzungsrichtlinien. Einführung, Nutzung und Etablierung erfolgen schrittweise und integriert in bestehende Prozesse, wobei die Mitarbeiter selbst entscheiden, wie und in welchem Umfang sie die Technologie anwenden. Schulungsmaßnahmen unterstützen den Kompetenzaufbau, während Feedback- und Evaluationsmechanismen eine fortlaufende Weiterentwicklung sichern. Die Regelung setzt damit ein Zeichen für einen verantwortungsbewussten, mutigen und praxisnahen Umgang mit einem unumkehrbaren technologischen Wandel in der Dienststelle und Organisation.
Diese Regelung legt den Rahmen für die Nutzung von GenKI-Chatbots in der Dienststelle fest. Sie verfolgt ein klares Ziel: Die Möglichkeiten dieser neuen Technologie sollen frühzeitig, sicher und verantwortungsvoll genutzt werden. Gleichzeitig soll sie den Mitarbeitern Orientierung geben, wie sie GenKI-Chatbots bereits jetzt innerhalb bestehender Regelungen für Geheimschutz, Informationssicherheit und Datenschutz einsetzen können und wann der Einsatz nicht zulässig ist. Die Regelung ist pragmatisch ausgerichtet. Sie schafft keine neue Bürokratie, sondern fördert konkretes Handeln.
Die Ausgangslage ist geprägt von ersten, noch unkoordinierten Schritten bei der Einführung interner GenKI-Chatbots. Einzelne Lösungen befinden sich bereits in der Pilotierung oder im produktiven Einsatz, andere sind in der Vorbereitung. Eine übergreifende Strategie fehlt bislang. In diesem fragmentierten Umfeld nutzen viele Mitarbeiter öffentlich verfügbare GenKI-Chatbots, obwohl interne Alternativen teilweise verfügbar sind. Die Regelung setzt genau hier an: Sie schafft Orientierung für die Nutzung eingeführter und sich in Einführung befindlicher interner GenKI-Chatbot-Lösungen. Gleichzeitig grenzt sie die Verwendung externer Dienste klar ab und schafft praktikable Übergangslösungen, bis organisationsweit tragfähige, interne Angebote zur Verfügung stehen.
Dabei versteht sich die Dienststelle nicht als passive Empfängerin zentraler Vorgaben, sondern als Gestalterin. Sie will innerhalb der Organisation vorangehen, neue Technologien praktisch erproben und zugleich anderen Dienststellen in der Organisation und darüber hinaus als Vorbild dienen. Denn in einer Organisation, die bei technologischen Veränderungen häufig zögert, braucht es mutige Einheiten, die handeln.
Die Einführung von GenKI-Chatbots ist kein Modephänomen, sondern ein unumkehrbarer technischer Wandel. Weltweit nutzen hunderte Millionen Menschen GenKI-Chatbots im privaten und beruflichen Kontext. In öffentlichen Organisationen geht es längst nicht mehr um die Frage des Bedarfs, sondern um die Fähigkeit, Schritt zu halten. Wer GenKI-Chatbots über einen längeren Zeitraum nutzt, erkennt ihren praktischen Nutzen. Die Erfahrung zeigt, dass ein kritischer Bedarf in öffentlichen Organisationen oft erst dann anerkannt wird, wenn ausreichend viele Mitarbeiter privat bereits Berührungspunkte mit der Technologie hatten.
Diese Regelung erhebt nicht den Anspruch, GenKI-Chatbots als Ersatz für menschliche Arbeitskraft einzuführen. Vielmehr geht es um Unterstützung, Verbesserung und Beschleunigung von Arbeitsschritten. GenKI-Chatbots sind Werkzeuge, die Kreativität fördern, Routinetätigkeiten erleichtern und neue Lösungswege eröffnen. Die Organisation darf diese Entwicklung nicht verpassen. Wer heute nicht beginnt, systematisch Erfahrungen zu sammeln, wird morgen den Anschluss verlieren.
Ziel ist nicht die PR-taugliche Verklärung technologischen Fortschritts. Es geht um praktische Umsetzung. Die Dienststelle schafft keine bloßen Absichtserklärungen, sondern handlungsleitende Regelungen. Diese kommen sowohl den Mitarbeitern als auch externen Akteuren zugute, direkt durch effizientere Abläufe und mittelbar durch bessere Leistungen.
GenKI-Chatbots stehen beispielhaft für den grundlegenden Wandel, den die Organisation durchläuft. Sie lösen klassische Ansätze der Automatisierung zunehmend ab. Ihre Integration in nahezu alle Software-Anwendungen deutet darauf hin, dass sie zur zentralen Schnittstelle für Interaktion, Information und Entscheidung werden. Die Frage ist nicht, ob dies geschieht, sondern wann und wie gut sich diese Dienststelle darauf vorbereitet.
Diese Regelung markiert deshalb den Beginn eines Transformationsprozesses. Sie eröffnet einen strukturierten und sicheren Zugang zur Nutzung von GenKI-Chatbots, fördert verantwortliche Anwendung und setzt ein klares Zeichen: Die Dienststelle handelt. Sie gestaltet Digitalisierung aktiv anstelle sie dem Zufall zu überlassen.
Diese Regelung kommt ohne umfangreiche Prinzipienkataloge aus. Die Dienststelle setzt auf Klarheit, Handlungsspielräume und Eigenverantwortung statt auf abstrakte Leitbilder. Innovation braucht Mut zur Lücke, nicht weitere Regelungsdokumente, die niemand liest. Die Erfahrung zeigt: Zu viele Prinzipien verwässern die Orientierung und bremsen die Nutzung. Wer GenKI-Chatbots einsetzen will, braucht kein neues Wertegerüst, sondern ein sicheres Umfeld für praktisches Ausprobieren.
Prinzipien entfalten nur dann Wirkung, wenn sie Handlungsspielräume eröffnen. Viele vermeintliche Prinzipien sind bloß Selbstverständlichkeiten. Wenn das Gegenteil nicht sinnvoll wäre, braucht es auch kein Prinzip. Deshalb beschränkt sich diese Regelung auf die zentralen Vorgaben zu Sicherheit, Datenschutz und Geheimschutz. Darüber hinaus gilt der gesunde Menschenverstand. Wer mit GenKI-Chatbots arbeitet, muss abwägen können. Der Anwender trifft die Entscheidung, wie das Werkzeug eingesetzt wird. Innovation lebt vom Ausprobieren, nicht vom Absichern. Wenn sich Regeln widersprechen, hilft keine abstrakte Norm, sondern eine konkrete Entscheidung.
Automatisierung wird erst durch nachvollziehbare Strukturen, standardisierte Abläufe und systematisches Vorgehen möglich. GenKI-Chatbots unterstützen derzeit vor allem kreative Tätigkeiten wie Texterstellung und Recherche. Eine tiefergehende Automatisierung wird erst mit dem Einsatz von KI-Agenten möglich, die in den kommenden Jahren zunehmend Prozesse übernehmen. Bis dahin bleibt der Mensch der zentrale Akteur.
Die Kontrolle über Inhalte bleibt unverzichtbar. Wer GenKI-Chatbots nutzt, trägt Verantwortung für die Ergebnisse. Das gilt unabhängig davon, ob es um Ideenentwürfe oder fertige Texte geht. Halluzinationen sind bekannt, falsche Angaben gehören zum Risikoprofil der Technologie. Deshalb gilt: GenKI-Chatbots ersetzen kein fachliches Urteilsvermögen. Nur wer in der Lage ist, erzeugte Inhalte zu prüfen und anzupassen, sollte die Werkzeuge produktiv einsetzen. Kontrolle, Korrektur und kritische Reflexion sind integraler Bestandteil der Nutzung anstelle ein formales Feigenblatt.
Ethische Fragestellungen spielen im Alltag der Dienststelle eine untergeordnete Rolle. Zwar sind sie nicht bedeutungslos, doch in der konkreten Einführung und Nutzung interner GenKI-Chatbots stehen andere Fragen im Vordergrund: technische Verlässlichkeit, rechtliche Sicherheit und praktische Anwendbarkeit. Ethik bleibt wichtig, wird aber nicht zur Blockade.
Ein wirtschaftlicher Nutzungsdruck besteht nicht. Die Organisation führt GenKI-Chatbots nicht ein, um Kosten zu sparen oder Personal abzubauen. Es geht darum, die Mitarbeiter zu befähigen. Jede Person entscheidet selbst, wie tief sie einsteigen möchte. Die Nutzung ist freiwillig. Die Dienststelle schafft Angebote, keine Verpflichtungen.
Im Zentrum steht die Fähigkeit zur eigenverantwortlichen Nutzung. Wer GenKI-Chatbots versteht, wird sie sinnvoll einsetzen. Wer unsicher ist, wird sich weiterentwickeln oder auf Unterstützung zurückgreifen. Das ist das eigentliche Prinzip: Vertrauen in die Kompetenz der Mitarbeiter und Bereitschaft zur Entwicklung durch praktische Erfahrung.
Die Dienststelle verfolgt einen offenen und praxisorientierten Ansatz bei der Nutzung von GenKI-Chatbots. Eine flächendeckende Einführung innerhalb der gesamten Organisation ist zwar langfristig vorgesehen, wird aber noch Jahre benötigen. Solange keine übergreifenden Rahmenbedingungen bestehen, regelt die Dienststelle eigenständig, in welchen Bereichen und auf welche Weise GenKI-Chatbots eingesetzt werden. Dabei steht die eigenverantwortliche und kreative Nutzung im Mittelpunkt.
GenKI-Chatbots unterstützen in erster Linie textbasierte Tätigkeiten. Dazu zählen Recherche, Ideenfindung, Gliederung und Erstellung von Texten aller Art. Ob Notiz, Konzeptentwurf, Bürgerinformation oder interner Bericht, die Möglichkeiten sind vielfältig. Die Dienststelle schreibt nicht vor, welche Aufgaben mit GenKI-Chatbots erledigt werden dürfen. Sie ermutigt die Mitarbeiter stattdessen, die Technologie in möglichst vielen Arbeitskontexten zu erproben. Die einzige Grenze bilden die geltenden Regeln für Geheimschutz, Informationssicherheit und Datenschutz.
Die Einführung erfolgt bewusst schrittweise. Es gibt keinen Nutzungszwang und keine strukturellen Veränderungen, die GenKI-Chatbots zur Voraussetzung machen. Die Dienststelle setzt auf Neugier statt Zwang, auf Erprobung statt Vorgabe. Dieser selektive Ansatz dient dem Abbau von Widerständen anstelle der Kontrolle. Mitarbeiter sollen selbst entscheiden, ob und wie sie GenKI-Chatbots in ihre tägliche Arbeit integrieren. Genau darin liegt der Schlüssel zu einer nachhaltigen Etablierung.
Die Grenzen der Automatisierung verlaufen nicht entlang rechtlicher Linien, sondern entlang menschlicher Fähigkeiten. GenKI-Chatbots entwickeln sich rascher, als Mitarbeiter neue Arbeitsweisen übernehmen können. Die Dienststelle erkennt an, dass Anpassung Zeit benötigt. Jeder Fachbereich und jede Person bestimmt selbst, wie viel Unterstützung durch GenKI-Chatbots sinnvoll und machbar ist. Die Entwicklung erfolgt in dem Tempo, das sich aus der konkreten Nutzung anstelle politischer Zielvorgaben ergibt.
Niemand wird ausgeschlossen. Alle Fachbereiche können sich beteiligen, sofern Interesse besteht. Gleichzeitig ist es kein Nachteil, zunächst abzuwarten. Die Beteiligung ist skalierbar, ressourcenschonend und dynamisch. Kritik und Zurückhaltung sind erlaubt und willkommen. Die Dienststelle sieht in Vielfalt kein Problem, sondern eine Voraussetzung für nachhaltige Transformation.
Auch interne Verwaltungsprozesse profitieren von GenKI-Chatbots. Gerade Aufgaben wie Vorlagenpflege, Projektbegleitung, Besprechungsvorbereitung oder interne Kommunikation lassen sich effizienter gestalten. Darüber hinaus eignen sich Innovationsprojekte und strategische Weiterentwicklung besonders gut, um den praktischen Nutzen von GenKI-Chatbots frühzeitig zu testen. Diese Regelung bezieht sich ausdrücklich auf die interne Nutzung. Schnittstellen zu externen Partnern oder eine tiefe Integration in Kernprozesse werden zu einem späteren Zeitpunkt betrachtet.
Unterschiedliche Nutzungsintensitäten innerhalb der Dienststelle führen zwangsläufig zu Unterschieden. Das bedeutet aber keine bewusste Trennung in zwei Geschwindigkeiten, sondern spiegelt den natürlichen Verlauf von Technologieeinführung wider. Manche Bereiche werden früher profitieren, andere folgen später. Diese Ungleichzeitigkeit ist gewollt und akzeptiert.
Diese Regelung benennt keine festen Anwendungsbereiche. Sie beschränkt die Nutzung nicht durch vordefinierte Einsatzszenarien. Vielmehr eröffnet sie Spielräume für eigenständige Ideen, Experimente und Weiterentwicklungen. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter sich aktiv mit den Möglichkeiten auseinandersetzen und den Einsatz in ihrem jeweiligen Kontext verantwortungsvoll gestalten. Die Dienststelle stellt damit klar: Der Anwendungsbereich von GenKI-Chatbots endet nicht an organisatorischen Prozessen, sondern dort, wo Neugier und Verantwortungsbewusstsein aufhören.
Die Dienststelle integriert GenKI-Chatbots bewusst in bestehende Abläufe, ohne Prozesse oder Strukturen umzubauen. Die Mitarbeiter setzen GenKI-Chatbots innerhalb der vorhandenen Systeme ein, etwa zur Informationsrecherche, Ideenentwicklung oder Texterstellung. Die Prozesslandschaft bleibt unverändert, denn der Chatbot ist kein Werkzeug zur Prozesssteuerung, sondern zur Unterstützung menschlicher Denk- und Schreibarbeit.
Diese pragmatische Herangehensweise erlaubt einen niederschwelligen Einstieg. GenKI-Chatbots ergänzen bestehende Abläufe, ohne diese zu ersetzen oder strukturell zu verändern. Sie wirken dort, wo konzeptionelle Kreativität und textbasierte Aufgaben dominieren. Die Automatisierung komplexer Prozessketten ist nicht Ziel dieser Technologie. Erst in späteren Phasen könnten spezialisierte KI-Agenten zur Prozessautomatisierung hinzukommen. Der Fokus liegt aktuell auf punktueller, individueller Unterstützung.
Die eigentliche Herausforderung liegt nicht in der Technik, sondern in der Haltung. Manche Mitarbeiter stehen neuen Software-Werkzeugen zurückhaltend gegenüber. Während die Benutzeroberflächen marktverfügbarer GenKI-Chatbots vergleichsweise einfach zu bedienen sind, verlangt effektive Nutzung ein gewisses Maß an Sprachgefühl, analytischer Denkfähigkeit und Übung im Prompt Engineering. Wer ungern mit Texten arbeitet, wird den Einstieg schwerer finden. Die Dienststelle begegnet dieser Herausforderung mit Geduld, Angeboten zur Befähigung und der Freiheit zur eigenständigen Anwendung.
Der Platz von GenKI-Chatbots liegt nicht in einem gesonderten Prozessmodul, sondern direkt am Schreibtisch jedes Mitarbeiters. Es entstehen keine parallelen Systeme, keine neue Infrastruktur. Die Chatbots treten nicht als formale Systeme auf, sondern als Werkzeuge, die sich flexibel in den Arbeitsalltag einfügen. Die Mitarbeiter entscheiden selbst, wie und wo sie die Technologie nutzen. Daraus ergibt sich eine organische, individuelle Integration in bestehende Prozesse.
Aktuell handelt es sich bei den eingesetzten GenKI-Chatbots um Insellösungen, und das ist ausdrücklich gewollt. Erst wenn ausreichend viele Mitarbeiter produktive und nachhaltige Nutzungserfahrungen gesammelt haben, kann über eine breitere technische und organisatorische Integration nachgedacht werden. Die Dienststelle setzt damit auf Erfahrungslernen statt systemischer Überformung.
GenKI-Chatbots dienen nicht als Notlösung für ineffiziente Prozesse. Sie verbessern bestehende Abläufe dort, wo sie sinnvoll eingesetzt werden. Schlechte Prozesse werden weder verschleiert noch korrigiert, aber einzelne Arbeitsschritte können schneller und besser erledigt werden. Die Verantwortung bleibt beim Menschen, der den Prozess kennt und einschätzen kann, an welchen Stellen GenKI-Unterstützung sinnvoll ist.
Die Effizienzgewinne durch GenKI-Chatbots kommen in erster Linie der Dienststelle selbst zugute. Aufgaben werden schneller, qualitativ hochwertiger oder mit weniger Aufwand bearbeitet. Externe Akteure profitieren mittelbar, indem die Dienststelle ihre Leistungen langfristig verlässlicher und zügiger erbracht. Der unmittelbare Fokus liegt auf der Verbesserung interner Abläufe, nicht auf externen Wirkungen.
Langfristig eröffnet der Einsatz von GenKI-Chatbots neue Perspektiven für die Verwaltung. Wenn Mitarbeiter die Technologie routiniert einsetzen, wenn sich Nutzungsmuster herausbilden und wenn konkrete Verbesserungen spürbar werden, dann wird es möglich, bestehende Prozesse neu zu denken. Noch ist dieser Punkt nicht erreicht. Die Dienststelle bewegt sich bewusst schrittweise voran: Erst erproben, dann etablieren, dann transformieren.
GenKI-Chatbots entfalten ihr Potenzial nur, wenn die Nutzung verantwortungsvoll und reflektiert erfolgt. Diese Regelung stellt deshalb einfache, klare und bewusst wenige Leitplanken bereit. Sie orientiert sich am Prinzip der Eigenverantwortung und stellt den Menschen in den Mittelpunkt. Mitarbeiter sollen die Technologie flexibel anwenden, ohne durch umfangreiche Vorgaben eingeschränkt zu werden. Die bestehenden Regelwerke der Organisation zu Geheimschutz, Informationssicherheit und Datenschutz bilden den verbindlichen Rahmen. Darüber hinaus verzichtet die Dienststelle auf zusätzliche bürokratische Regelungen.
Die wichtigste Leitplanke ist Ehrlichkeit im Umgang mit den erzeugten Inhalten. Wer GenKI-Chatbots zur Erstellung von Texten nutzt, trägt die Verantwortung für das Ergebnis. Ein formaler Hinweis auf die Nutzung des Chatbots in den Dokumenten ist nicht erforderlich, kann im Einzelfall aber angebracht sein. Entscheidend ist die Qualität, Korrektheit und fachliche Tragfähigkeit des Endprodukts, nicht der Entstehungsweg.
Die Entscheidung, zunächst mit wenigen Richtlinien zu arbeiten, resultiert auch aus dem Stand der Einführung. Viele Mitarbeiter stehen noch am Anfang. Erste Erfahrungen sind vorhanden, aber noch nicht flächendeckend oder routiniert. Die Regelung schafft daher Freiraum zum Ausprobieren, Beobachten und Lernen. Sie setzt auf einen dynamischen Entwicklungsprozess, in dem Praxis der Maßstab ist.
Wenig Nutzungsrichtlinien führen zu wenig Ausnahmen. Dieser Ansatz verhindert, dass sich ein undurchschaubares Regelgeflecht entwickelt. Wo Ausnahmen notwendig sind, entsteht kein bürokratischer Aufwand, sondern ein Gespräch auf Augenhöhe. Die unmittelbaren Vorgesetzten übernehmen die Verantwortung für die Einhaltung der Regelung. Eine Harmonisierung innerhalb der Dienststelle oder darüber hinaus wird erst mit zunehmender Nutzung und wachsender Erfahrung erfolgen.
Verstöße gegen die wenigen Vorgaben ziehen keine formalen Sanktionen nach sich. Im Vordergrund steht das Gespräch, nicht die Kontrolle. Die Dienststelle versteht diese Regelung als Entwicklungsrahmen, nicht als Disziplinierungsinstrument. Erst mit wachsender Verbindlichkeit und steigender Bedeutung der Nutzung wird eine Diskussion über Sanktionen sinnvoll.
Langfristig kann es erforderlich sein, die Nutzung zu harmonisieren. Ob und in welchem Umfang das geschieht, wird sich aus der Praxis ergeben. Die Regelung schafft die Grundlage dafür, ohne vorschnell neue Bürokratie zu erzeugen. Ziel bleibt eine einfache, verständliche und wirksame Nutzung, die auf Vertrauen, Verantwortung und Erfahrung basiert.
Die Nutzung von GenKI-Chatbots erfolgt innerhalb der bestehenden IT-Prozesse der Dienststelle. Es braucht keine neuen Sonderregeln oder gesonderten Zuständigkeiten. Die etablierten Strukturen reichen aus, um auch diese Technologie verlässlich zu betreiben. Aufgaben wie Administration, Betrieb, Support und Schulung verteilen sich auf bestehende Rollen. Die Dienststelle benennt diese Aufgaben transparent und überträgt sie an qualifiziertes Personal. Eine künstliche Aufblähung der Organisation durch zusätzliche Rollen ist weder notwendig noch zielführend.
Die Rollenverteilung bleibt übersichtlich. Es gibt den Nutzer, der die Technologie einsetzt und die Ergebnisse verantwortet. Es gibt die IT, die technische Verfügbarkeit sicherstellt und bei Problemen unterstützt. Und es gibt Schulungspersonal, das den Einstieg begleitet und Wissen aufbaut. Diese Aufteilung ist bekannt, bewährt und wird auch für GenKI-Chatbots angewendet. Verantwortung wird weder diffus verteilt noch verschoben.
Ein “Chief Chatbot Officer” ist nicht vorgesehen. Die Dienststelle verzichtet bewusst auf solche Symbolrollen, weil sie meist mehr Diskussion als Wirkung erzeugen. Sie setzt auf konkrete Umsetzung statt strategischer Rhetorik. Entscheidungen fallen dort, wo Verantwortung bereits liegt - in der Facharbeit, der IT oder der Schulung. Dort werden auch Handlungsspielräume genutzt.
Die Verantwortung für die Nutzung liegt bei der Person, die den GenKI-Chatbot einsetzt. Wer Informationen recherchiert, Ideen entwickelt oder Texte erzeugt, trägt die Verantwortung für die Inhalte. Der GenKI-Chatbot liefert Vorschläge, aber keine belastbaren Ergebnisse. Die Dienststelle macht in Schulungen deutlich, dass Fehler, Unschärfen und Halluzinationen zum Wesen der Technologie gehören. Wer Inhalte übernimmt, ohne sie zu prüfen, handelt fahrlässig. Diese Verantwortung ist nicht delegierbar.
Wer GenKI-Chatbots nutzt, übernimmt Verantwortung, automatisch und unmittelbar. Die Nutzung erfordert Mitdenken und Verständnis. Verantwortung kann im Zusammenhang mit GenKI-Chatbots nicht abgelehnt werden. Die Verantwortung ist nicht übertragbar und nicht abwählbar. Wer nicht bereit ist, Verantwortung zu übernehmen, sollte den Chatbot nicht einsetzen.
Fehlbedienungen lassen sich nie vollständig ausschließen. Die erste Schutzlinie ist immer der Anwender selbst. Die IT kann technische Rahmen setzen, aber nicht das Nutzungsverhalten kontrollieren. GenKI-Chatbots sind Werkzeuge der freien Textarbeit, vergleichbar mit dem Internetzugang. Auch hier vertraut die Dienststelle ihren Mitarbeitern. Sie setzt auf Verantwortung statt auf Überwachung. Wer kreativ arbeitet, braucht Spielraum und trägt für die Nutzung Verantwortung.
Der Schutz sensibler Informationen hat auch bei der Nutzung von GenKI-Chatbots oberste Priorität. Die bestehenden Regelungen der Organisation und der Dienststelle gelten uneingeschränkt auch für die Nutzung von GenKI-Chatbots. Es braucht keine neuen Schutzkategorien, sondern Anwendung der bekannten Regeln. Jeder GenKI-Chatbot, der zum Einsatz kommt, besitzt eine klare Freigabe für bestimmte Vertraulichkeitsstufen. Diese Stufen definieren, welche Inhalte verarbeitet werden dürfen und welche nicht. Mitarbeiter müssen diese Vorgaben kennen und einhalten.
Alle eingesetzten GenKI-Chatbots speichern eingegebene Daten in einer Form, die nachvollzogen werden kann. Die Gefahr, dass Informationen versehentlich in unbefugte Hände gelangen, ist bei internen Lösungen der Organisation gering. Die GenKI-Chatbots laufen auf abgesicherten IT-Infrastrukturen, innerhalb kontrollierter Netzwerke. Ein Datenabfluss nach außen oder ein erfolgreicher Angriff von außen ist kaum möglich, solange die Mitarbeiter verantwortungsvoll handeln und keine klassifizierten Inhalte in unautorisierte Systeme eingeben.
Die Datenschutzanforderungen unterscheiden sich je nach verwendeter GenKI-Chatbot-Lösung. Für jede Lösung stellen die zuständigen IT-Verantwortlichen technische Informationen bereit, insbesondere zur Datenspeicherung, zur Löschung und zu den Speicherfristen. Aufgrund der Vielfalt und Weiterentwicklung der GenKI-Chatbot-Lösungen können diese Details nicht abschließend in dieser Regelung dokumentiert werden. Die Nutzer sind deshalb angehalten, sich bei jeder neuen Lösung über die geltenden Rahmenbedingungen zu informieren.
Der Datenschutz wird nicht oberflächlich behandelt, sondern ist integraler Bestandteil der Auswahl und des Betriebs jeder GenKI-Chatbot-Lösung. Dennoch hängt die konkrete Ausgestaltung von der jeweiligen technischen Lösung ab. Die Organisation achtet bei der Auswahl auf rechtskonforme Umsetzung, auch wenn manche Anforderungen in der Praxis schwerer umsetzbar sind als andere. Nutzerfreundlichkeit und Informationssicherheit bzw. Datenschutz stehen in einem Spannungsverhältnis, das nicht immer vollständig aufgelöst werden kann.
In der Organisation zeigt sich immer wieder, dass technisch sichere Lösungen oft auf Kosten der Nutzbarkeit gehen. Die Beschaffung verläuft langsam, die Absicherung langwierig, die Bedienung häufig umständlich. Moderne, leicht zugängliche Public-Cloud-Lösungen mit intuitiven Oberflächen sind in der Regel ausgeschlossen. Die Organisation setzt auf zertifizierte und etablierte Anbieter oder Open-Source-Lösungen, die sich intern betreiben lassen. Damit lassen sich Informationssicherheit und Datenschutz besser gewährleisten, auch wenn dies die Nutzungsfreundlichkeit einschränkt.
GenKI-Chatbots lernen nicht selbstständig, sondern nur durch gezielte Aktualisierungen der zugrunde liegenden Sprachmodelle. Diese Updates verändern Verhalten, Funktionen und manchmal auch die Ergebnisse der Systeme. Damit die Nutzer informiert bleiben, liegt es in der Verantwortung der IT-Service-Betreiber, über relevante Änderungen zu informieren. Transparenz über die Funktionsweise der eingesetzten GenKI-Chatbots ist entscheidend, um Vertrauen zu sichern.
Ein vollständiges Vertrauen in Technologien ist nicht möglich, auch nicht bei GenKI-Chatbots. Jede neue Technologie bringt Unsicherheiten mit sich. Die Organisation und die Dienststelle gehen diesen Weg bewusst und mit Augenmaß. Wer sich der Technologie verweigert, riskiert langfristig den Anschluss zu verlieren. Deshalb gilt es, Vertrauen durch Anwendung, Aufklärung und klare Regeln aufzubauen, ohne blindes Vertrauen zu fördern.
GenKI-Chatbots können sicher sein, aber niemals vollkommen risikofrei. Jede IT-Anwendung birgt Risiken. Entscheidend ist, dass diese Risiken erkannt, bewertet und minimiert werden. Sicherheit entsteht nicht durch Vermeidung von Technologie, sondern durch bewusste Gestaltung ihrer Nutzung.
Die Organisation bremst sich bei sicherheitsrelevanten Themen häufig selbst aus. Dieses Verhalten ist nicht neu, aber es wird im Kontext der schnell fortschreitenden GenKI-Entwicklung besonders problematisch. Die Dienststelle versucht, innerhalb dieser Bedingungen das maximal Mögliche umzusetzen.
Die aktuell eingesetzten GenKI-Chatbots stammen aus verschiedenen Forschungs- und Beschaffungsprojekten. Die Auswahl erfolgte nicht auf Basis einer zentralen Strategie, sondern entlang projektbezogener Anforderungen und zeitlicher Verfügbarkeiten. Die Organisation hat bislang keine übergreifende Linie entwickelt, wie GenKI-Chatbots systematisch eingeführt oder ausgewählt werden sollen. Dass dennoch erste funktionsfähige Lösungen zur Verfügung stehen, ist vor dem Hintergrund der üblichen Trägheit bemerkenswert. Die Dienststelle nutzt diese frühen Systeme, um Erfahrungen zu sammeln und die weitere Entwicklung aktiv mitzugestalten.
Die Wahl der Anbieter orientierte sich in der Regel an den jeweiligen Projektzielen. Dabei spielten auch Verfügbarkeiten, Testangebote und technische Machbarkeit eine Rolle. Eine strategische Bewertung im Sinne eines Gesamtinteresses der Organisation fand nicht statt. Das führt dazu, dass die Dienststelle Lösungen nutzt, deren Entstehung sie nicht selbst steuern konnte, deren Einsatz sie aber nun pragmatisch weiterentwickelt.
Öffentliche Organisationen sind in ihren Technologieentscheidungen ähnlich abhängig von Anbietern wie die Privatwirtschaft. Auch sie ist auf spezialisierte Partner angewiesen, insbesondere bei komplexen Themen wie GenKI. Gleichzeitig besteht die Chance, durch Auswahl von Open-Source-Technologien und modularen Architekturen die langfristige Abhängigkeit zu reduzieren. In einigen Projekten kommen Open-Source-Lösungen bereits zum Einsatz. Diese ermöglichen mehr Transparenz und Kontrolle. Dennoch ist Open Source kein vorrangiges Beschaffungskriterium. Entscheidend ist die Erfüllung funktionaler Anforderungen, wofür auch kommerzielle Anbieter mit offenen Schnittstellen geeignete Optionen bieten.
An Migrationsstrategien wurde bislang wenig gedacht. Bei einem Systemwechsel werden Anwender ihre Einstellungen und Daten nicht automatisch übernehmen können. Die Dienststelle rechnet damit, dass bei einem Plattformwechsel Daten manuell übertragen oder Prozesse neu aufgesetzt werden müssen. Dieser Umstand wird bei zukünftigen Entscheidungen stärker berücksichtigt werden müssen, um eine nachhaltige Nutzung sicherzustellen.
Die eingesetzten GenKI-Chatbot-Lösungen wirken innerhalb der Organisation und der Dienststelle innovativ, weil sie eine bislang ungewohnte Art der IT-Unterstützung darstellen. Im Vergleich zu marktführenden GenKI-Chatbots aus der Public Cloud wirken sie jedoch technisch und funktional limitiert. Mitarbeiter, die privat bereits moderne GenKI-Chatbots nutzen, empfinden die internen Lösungen oft als Rückschritt. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch in der Datenverarbeitung: Nur die internen GenKI-Chatbots dürfen mit vertraulichen Informationen umgehen. Die Nutzung trennt sich dadurch klar in zwei Bereiche: Die marktführenden Public-Cloud-Chatbots für allgemeine und private Anwendungsfälle, und die internen Lösungen für dienstliche Inhalte mit Schutzbedarf.
Die Eignung der eingesetzten GenKI-Chatbots zur Zielsetzung wird durch die verantwortlichen Projektgruppen, IT-Services und Projektträger geprüft. Die Rückmeldungen der Anwender spielen dabei eine wichtige Rolle. Die Dienststelle bringt ihre Erfahrungen aktiv ein, um auf zukünftige Entwicklungen Einfluss zu nehmen und geeignete Lösungen mitzugestalten.
Die Frage nach der Zukunftsfähigkeit stellt sich bei jeder Technologie. Im Fall von GenKI ist die Antwort eindeutig: Diese Technologie prägt die digitale Transformation der kommenden Jahre. GenKI-Chatbots entwickeln sich rasant weiter und beeinflussen bereits heute Kommunikation, Wissensarbeit und Informationsverarbeitung. Die Dienststelle erkennt die Relevanz und beteiligt sich daher frühzeitig an deren Erprobung und Einführung. Nur wer mitgestaltet, kann mit der Entwicklung Schritt halten.
Alle eingesetzten GenKI-Chatbots durchlaufen intensive Tests. Vor der Inbetriebnahme werden Funktionalität, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit geprüft. Während des Testbetriebs sammelt die Dienststelle gezielt Erfahrungen, um Rückschlüsse für den Einsatz im Produktivbetrieb zu ziehen. Auch nach dem Rollout erfolgt eine laufende Beobachtung. Die Dienststelle versteht die Einführung von GenKI-Chatbots als dynamischen Prozess, bei dem technische Entwicklung und organisatorische Nutzung eng verzahnt bleiben.
Die Einführung von GenKI-Chatbots in der Dienststelle erfordert mehr als technische Bereitstellung. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter die Technologie nicht nur verstehen, sondern auch dauerhaft in ihre Arbeitsweise integrieren. Schulungen sind dabei ein wichtiges, aber keineswegs ausreichendes Mittel. Viel relevanter ist die Bereitschaft der Nutzer, sich aktiv mit der Technologie auseinanderzusetzen und sich kontinuierlich weiterzubilden. GenKI-Chatbots lassen sich nicht durch einfache Klickanleitungen beherrschen. Ihre sinnvolle Nutzung setzt Kreativität, sprachliches Feingefühl, analytisches Denken und Übung im Prompt Engineering voraus.
Die Dienststelle unterscheidet bewusst zwischen Einführung, Etablierung und Nutzung. Die Einführung stellt die Betriebsbereitschaft der Systeme sicher. Sie umfasst organisatorische, technische und prozessuale Maßnahmen. Die Etablierung zielt darauf ab, dass die Mitarbeiter den GenKI-Chatbot tatsächlich anwenden und Vertrauen entwickeln. Erst durch regelmäßige Nutzung entfaltet sich der Mehrwert der Technologie. Dieser Dreiklang gilt für jede einzelne GenKI-Chatbot-Lösung und wird zusätzlich auch lösungsübergreifend gedacht und umgesetzt.
Die Schulungsverantwortung liegt sowohl bei der Organisation als auch bei der Dienststelle. Die Organisation schult im Rahmen ihrer zentralen Projekte, während die Dienststelle ihre eigenen Formate anbietet. Sie führt in die konkreten GenKI-Chatbot-Lösungen ein, vermittelt Grundlagen des Prompt Engineering und schafft Gelegenheiten zum Austausch. Dabei öffnet sie ihre Angebote bewusst auch für Mitarbeiter anderer Dienststellen. Ziel ist es, breiten Kompetenzaufbau innerhalb der Organisation zu fördern.
Die Dienststelle setzt nicht auf Zwang oder Konditionierung, sondern auf Überzeugung. Die Mitarbeiter sollen die Technologie verstehen, kritisch hinterfragen und freiwillig nutzen. Nur in Ausnahmefällen, etwa bei sicherheitsrelevanten Belehrungen, wird die Teilnahme verbindlich geregelt. Führungskräfte können Schulungsteilnahmen empfehlen oder veranlassen, jedoch bleibt der Schwerpunkt auf Selbstmotivation und individuellem Erkenntnisgewinn.
Die Wirksamkeit von Schulungen misst die Dienststelle nicht allein anhand von Teilnehmerzahlen. Sie entwickelt eigene Konzepte zur Evaluation. Dabei stehen Fragen im Fokus wie: Nutzen Mitarbeitende das Gelernte im Alltag? Verbessert sich die Qualität der GenKI-Chatbot-Interaktionen? Werden Prozesse tatsächlich effizienter? Diese Form der Wirkungsmessung ist aufwendig, aber entscheidend, um Etablierungsmaßnahmen gezielt weiterzuentwickeln.
Etablierung bedeutet nicht versteckten Druck, sondern gezielte Unterstützung. Die Dienststelle setzt auf positive Erfahrungsräume, die Nutzung selbstverständlich machen. Wenn Mitarbeiter den Nutzen der GenKI-Chatbots erleben, wächst die Bereitschaft zur dauerhaften Integration. Etablierung geschieht im besten Fall unbemerkt - nicht durch Appelle, sondern durch praktische Vorteile. Gerade in einer strukturkonservativen Organisation wie dieser ist das entscheidend für nachhaltige Veränderung.
Die Kompetenzen, die dabei entstehen, sind vielschichtig. Sie reichen von der technischen Bedienung der GenKI-Chatbots über die Entwicklung wirkungsvoller Prompts bis hin zur Integration in fachliche und teambezogene Arbeitsabläufe. Gleichzeitig verlieren starre Arbeitsroutinen an Bedeutung, die keine Flexibilität oder Kreativität zulassen. Die Dienststelle fördert so nicht nur den Einsatz von Software-Werkzeugen, sondern unterstützt die Weiterentwicklung der gesamten Arbeitskultur.
Mitarbeiter sollen die GenKI-Chatbots nutzen, nicht umgehen. Wer sich dennoch gegen die Nutzung entscheidet, wird nicht sanktioniert. Die Dienststelle macht kein Dogma aus der Technologie, sondern bietet Möglichkeiten. Der Mehrwert entsteht durch überzeugte Anwender, nicht durch Pflichterfüllung.
Die Schulungs- und Etablierungsmaßnahmen dieser Dienststelle gelten bereits jetzt als vorbildlich innerhalb der Organisation. Sie zeigen Wirkung, weil sie auf Erfahrung, Reflexion und Weiterentwicklung setzen. Im Vergleich zu früheren IT-Einführungen und zu Ansätzen anderer Dienststellen der Organisation, hat die Dienststelle ein wirksames, lebendiges Vorgehen entwickelt. Sie geht damit einen Weg, der nicht nur die Technologie in die Organisation bringt, sondern diese auch in Bewegung setzt.
Die Einführung von GenKI-Chatbots ist kein einmaliger Schritt, sondern ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess. Die Dienststelle führt regelmäßig Evaluationen durch, um die eingesetzten GenKI-Chatbot-Lösungen sowie die Maßnahmen zur Einführung und Etablierung zu bewerten. Dabei kommen strukturierte Rückmeldungen ebenso zum Einsatz wie offene Feedback-Formate. Alle Mitarbeiter sind eingeladen, ihre Erfahrungen, Kritikpunkte und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Die Dienststelle versteht Feedback nicht als Pflichtübung, sondern als zentrales Element der Weiterentwicklung.
Die Evaluation zielt auf echten Fortschritt. GenKI verändert die Art, wie Menschen arbeiten und denken. Diese Veränderung ist nicht theoretisch, sondern spürbar und unausweichlich. Anpassungen an der Regelung dienen nicht der Rechtfertigung vergangener Entscheidungen, sondern dem zielgerichteten Lernen. Auch wenn begleitende Kommunikation und Erläuterungen notwendig sind, steht nicht das Image, sondern die Weiterentwicklung im Mittelpunkt.
Die Dienststelle dokumentiert Erfolge ebenso wie Misserfolge. Sollte eine GenKI-Chatbot-Lösung nicht die erhofften Effekte bringen oder auf Akzeptanzprobleme stoßen, wird das offen benannt. Diese Transparenz ist nicht nur nach innen wirksam, sondern auch gegenüber der Organisation und, sofern erforderlich, der Öffentlichkeit. Die Dienststelle handelt aus Überzeugung, dass nur ein ehrlicher Umgang mit den Herausforderungen die nötige Glaubwürdigkeit schafft.
Widerstände auf politischer oder organisatorischer Ebene gehören zum Veränderungsprozess. Sie lassen sich nicht vermeiden, aber sie blockieren die Entwicklung nur dann, wenn man ihnen zu viel Gewicht gibt. Mit Rückhalt aus der Leitung und dem Teilen der mittleren Führungsebene lassen sich auch unbequeme Weiterentwicklungen umsetzen. Der technologische Fortschritt bei GenKI ist so dynamisch, dass ein Verharren im Status quo langfristig keine Option darstellt. Organisationen, die nicht handeln, verlieren den Anschluss.
Die Entscheidung, was konkret verbessert werden soll, liegt bei den Verantwortlichen der Dienststelle. Die dafür etablierten Gremien greifen auf bestehende Verfahren zur Weiterentwicklung zurück. Die Einführung von GenKI-Chatbots verändert diese Strukturen nicht, sondern füllt sie mit neuen Inhalten. Der Umgang mit Innovationen ist Bestandteil des Alltags der Dienststelle.
Der Evaluationsprozess ist innerhalb der Dienststelle unabhängig angelegt. In der Organisation als Ganzes unterliegt er jedoch wie viele andere Prozesse einer intensiven inhaltlichen Glättung in der Kommunikation nach oben. Umso wichtiger ist die parallele Evaluation durch die Nutzer selbst. Diese Rückmeldungen sind direkt, konkret und schwer zu relativieren. Gerade bei einem so präsenten und persönlich erlebten Software-Werkzeug wie einem GenKI-Chatbot entsteht ein realistisches und differenziertes Gesamtbild.
Ein Rückzug aus der Nutzung von GenKI-Chatbots ist nicht vorgesehen. Dafür ist die Bedeutung der Technologie zu groß. Sollte sich herausstellen, dass einzelne Maßnahmen oder Ziele nicht wie geplant umgesetzt werden konnten, passt die Dienststelle die Maßnahmen und/oder Ziele an. Eine grundsätzliche Exit-Strategie widerspricht dem strategischen Ziel, GenKI-Chatbots als festen Bestandteil der Arbeitswelt zu verankern.
GenKI-Chatbots selbst entwickeln sich nicht durch das Feedback der Dienststelle weiter. Die technische Verantwortung liegt bei den Industriepartnern im Rahmen der jeweiligen Forschungs- oder Beschaffungsprojekte. Dennoch kann die Dienststelle Einfluss nehmen, indem sie Nutzungserfahrungen und Bedarfe systematisch zurückmeldet. So trägt sie zur erfolgreichen Einführung, Etablierung und Nutzung bei und wird zum Motor der Weiterentwicklung.