Christian Ullrich
Herbst 2024
Dienstleistung: Gebäudedienstleistungen als Gesamtpaket
Aktuelle und zukünftige Markttrends, die den Dienstleistungseinkauf beeinflussen könnten.
| Bezeichnung (Trend) | Beschreibung | Innovationsgrad | Potenzielle Auswirkungen | Zeitrahmen | Veränderungen in der Nachfrage | Auswirkungen auf Anbieter |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nachhaltigkeit und CO2-Reduktion | Zunehmender Fokus auf klimafreundliche und energieeffiziente Dienstleistungen (z.B. Grüner Reinigungsservice) | Hoch | Zunahme von Angeboten für nachhaltige Dienstleistungen, Potenzial für Kostenersparnis durch Energieeffizienz | Kurz- bis mittelfristig (1-3 Jahre) | Steigende Nachfrage nach Anbietern mit nachhaltigen Zertifizierungen | Anbieter müssen Investitionen in nachhaltige Technologien und Zertifizierungen tätigen |
| Digitalisierung und Smart Services | Einsatz von Sensorik, Automatisierung und digitalen Plattformen zur Effizienzsteigerung im Facility Management | Mittel bis hoch | Gesteigerte Transparenz und Kosteneffizienz im Dienstleistungsmanagement | Mittelfristig (3-5 Jahre) | Nachfrage nach integrierten digitalen Lösungen steigt | Anbieter müssen Know-how in digitalen Technologien entwickeln |
| Flexible Vertragsmodelle | Kunden verlangen zunehmend flexible Vertragsoptionen, die sich an dynamische Anforderungen anpassen lassen (z.B. Pay-per-Use-Modelle) | Mittel | Reduzierung der langfristigen Kosten und verbesserte Anpassungsfähigkeit an Veränderungen | Kurzfristig (0-2 Jahre) | Zunehmende Nachfrage nach flexiblen, bedarfsorientierten Dienstleistungen | Anbieter müssen flexiblere Modelle in ihren Angeboten entwickeln |
| Robotik im Reinigungsservice | Zunehmender Einsatz von Reinigungsrobotern für standardisierte Aufgaben | Hoch | Reduktion der Arbeitskosten, Verbesserung der Qualität durch konstante Leistung | Mittelfristig (3-5 Jahre) | Wachsende Akzeptanz für den Einsatz von Robotik | Anbieter müssen in neue Technologien und Fachkräfte zur Wartung investieren |
| Gesundheits- und Hygienestandards | Verstärkter Fokus auf Hygiene und Gesundheitsstandards nach der COVID-19-Pandemie | Mittel | Erhöhte Nachfrage nach speziellen Hygiene- und Desinfektionsdienstleistungen | Kurzfristig (0-2 Jahre) | Steigende Anforderungen an die Servicequalität | Anbieter müssen Schulungen und Zertifizierungen im Bereich Gesundheitsschutz anbieten |
| Personalisierung der Dienstleistungen | Kunden möchten verstärkt Dienstleistungen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind (z.B. spezielle Reinigungszeiten) | Mittel | Steigerung der Kundenzufriedenheit, Differenzierung im Wettbewerb | Langfristig (5+ Jahre) | Steigende Erwartungen an Maßgeschneiderte Dienstleistungen | Anbieter müssen verstärkt Kundenbedürfnisse analysieren und individuelle Angebote entwickeln |
| Nutzung von KI zur Bedarfsanalyse | Einsatz von KI wie ChatGPT zur Analyse des Bedarfs und zur Optimierung des Einkaufprozesses | Hoch | Effizientere Einkaufsprozesse, bessere Ausschreibungsergebnisse | Kurzfristig (1-2 Jahre) | Steigende Nachfrage nach automatisierten Bedarfsanalysen | Anbieter müssen sich auf KI-gestützte Ausschreibungen einstellen |
Relevante Anbieter für die anzufragende Dienstleistung.
| Bezeichnung (Unternehmen) | Beschreibung | Unternehmensgröße | Zielmarkt & Marktanteil | Dienstleistungsspektrum | Kernkompetenz | Wettbewerbsposition |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CleanTech Facility Services | Spezialist für Gebäudereinigung und technische Wartung, insbesondere für Industrieunternehmen. | Mittelständisch (150 MA) | Deutschland & Österreich; Marktanteil: 12 % | Gebäudereinigung, Technische Wartung, Winterdienst | Technische Wartung von Maschinenhallen | Stark in der Nische der Industriehallenwartung; Nummer 3 im Markt |
| ProSecure GmbH | Anbieter von Sicherheits- und Facility-Management-Dienstleistungen. | Groß (1.200 MA) | DACH-Region; Marktanteil: 25 % | Sicherheit, Empfangsservice, Reinigungsdienste | Sicherheitsdienste mit hoher technischer Integration | Marktführer im Bereich Sicherheitsdienstleistungen für Produktionsunternehmen |
| GreenCare Solutions | Anbieter von nachhaltigen Facility-Lösungen, spezialisiert auf ökologische Reinigung. | Klein (50 MA) | National; Marktanteil: 5 % | Ökologische Reinigungsdienste, Grünflächenpflege | Nachhaltige Reinigungsmittel und Methoden | Wettbewerber in der Nische der ökologischen Facility Services; wachsender Marktanteil |
| UrbanTech Services AG | Full-Service-Anbieter für Gebäudemanagement mit Fokus auf smarte Technologien. | Groß (2.000 MA) | Europaweit; Marktanteil: 18 % | Gebäudereinigung, Smart-Building-Lösungen, Energiemanagement | Implementierung von Smart-Building-Technologie | Stark in der Digitalisierung von Facility-Prozessen; Marktführer bei Smart-Building-Dienstleistungen |
| FacilityOne | Flexibler Anbieter von Komplettlösungen im Gebäudemanagement, spezialisiert auf mittelständische Unternehmen. | Mittelständisch (200 MA) | Deutschland; Marktanteil: 10 % | Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Instandhaltung | Maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand | Hohe Kundenzufriedenheit im mittelständischen Bereich; starker Fokus auf Individualisierung |
| Secure&Clean Partner | Regionaler Anbieter für kombinierte Reinigungs- und Sicherheitsdienste. | Klein (80 MA) | Süddeutschland; Marktanteil: 7 % | Reinigung, Sicherheit, Wartung | Kombination von Sicherheits- und Reinigungsdiensten | Regional starker Anbieter; konkurrenzfähig aufgrund von Kundennähe und Flexibilität |
Chancen und Risiken im aktuellen Marktumfeld für diese Dienstleistung.
| Bezeichnung (Chance/Risiko) | Art (Chance/Risiko) | Beschreibung | Wahrscheinlichkeit | Auswirkungen | Einfluss auf Dienstleistungseinkauf | Monitoring |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Grüne Gebäudedienstleistungen | Chance | Nachfrage nach umweltfreundlichen Dienstleistungen steigt, was das Unternehmen als nachhaltig positionieren kann. | Hoch | Positiv, könnte neue Kunden anziehen | Fokus auf Dienstleister mit Zertifikaten für Nachhaltigkeit | Regelmäßige Prüfung der Marktentwicklung bei Umweltzertifikaten |
| Preissteigerungen bei Energiekosten | Risiko | Erhöhte Energiekosten führen zu teureren Dienstleistungen, insbesondere bei Reinigungsdiensten. | Mittel | Negativ, erhöhte laufende Kosten für das Unternehmen | Anpassung der Verträge mit variablen Preisindikatoren | Monitoring von Energiepreisentwicklungen und Anpassung der Einkaufsstrategie |
| Digitalisierung der Dienstleistungsbranche | Chance | Neue digitale Tools für die Optimierung der Gebäudedienstleistungen (z.B. Reinigung durch automatisierte Roboter). | Mittel | Positiv, Kosteneinsparungen möglich | Evaluierung von Anbietern mit digitalen Lösungen | Regelmäßige Innovations-Workshops zur Identifikation neuer Technologien |
| Abhängigkeit von lokalen Dienstleistern | Risiko | Wenige Dienstleister in der Region führen zu geringem Wettbewerb und hohen Preisen. | Hoch | Negativ, hohe Abhängigkeit von bestehenden Verträgen | Aufbau einer Beziehung zu überregionalen Anbietern | Marktbeobachtung zur Identifikation neuer Dienstleister |
| EU-Förderung für nachhaltige Dienstleistungen | Chance | Staatliche Unterstützung bei der Umsetzung nachhaltiger Gebäudedienstleistungen. | Niedrig | Positiv, mögliche Kostenreduktion durch Zuschüsse | Einbindung von Förderoptionen in die Vertragsgestaltung | Regelmäßige Prüfung der EU-Förderlandschaft |
| Personalengpässe im Gebäudereinigungssektor | Risiko | Fachkräftemangel im Reinigungsbereich führt zu einer Reduzierung der Qualität der Dienstleistung. | Hoch | Negativ, möglicher Qualitätsverlust | Flexiblere Vertragsgestaltung mit Leistungsanpassungen bei Personalengpässen | Kontinuierliche Analyse der Arbeitsmarktsituation im Dienstleistungssektor |
| Vertragsmodelle mit Pay-per-Use | Chance | Flexiblere Abrechnung basierend auf tatsächlich erbrachter Leistung (z.B. Reinigung nach Bedarf). | Mittel | Positiv, Effizienzsteigerung und Kostenersparnis | Auswahl von Anbietern mit flexiblen Vertragsmodellen | Evaluierung der Effektivität nach Vertragsabschluss |
Stakeholder und ihre Anforderungen.
| Name & Organisationselement (Stakeholder) | Grad der Unterstützung | Einfluss auf das Projekt | Anforderungen an die Dienstleistung | Interessen und Erwartungen | Kommunikationspräferenzen | Konfliktpotenzial |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Peter Müller, Leiter Einkauf | Hoch | Stark | Transparente Angebotsprozesse, Kostenoptimierung | Effiziente Vergabe der Dienstleistungen zu günstigen Preisen | E-Mail, wöchentliche Meetings | Mittel (Preis-Leistungs-Diskussionen) |
| Anna Schmitz, Facility Management | Mittel | Moderat | Zuverlässigkeit der Reinigungs- und Wartungsdienste | Sicherstellung von qualitätsgerechter Durchführung, flexible Einsatzzeiten | Telefon, persönliche Gespräche | Hoch (Qualitätsanforderungen vs. Kostendruck) |
| Thomas Becker, Finanzabteilung | Niedrig | Stark | Kostenkontrolle, Budgeteinhaltung | Minimierung der Kosten, klare Berichterstattung | E-Mail, monatliche Berichte | Mittel (Budgetgrenzen vs. Dienstleistungsqualität) |
| Julia Huber, Mitarbeitervertretung | Hoch | Gering | Saubere und sichere Arbeitsumgebung | Verbesserung der Arbeitsbedingungen, regelmäßige Feedbackmöglichkeiten | Regelmäßige Updates per Rundschreiben | Niedrig (bei guter Kommunikation) |
| Markus König, IT-Abteilung | Mittel | Gering | Technische Integration von Gebäudemanagementsystemen | Einfache Integration, wenige technische Probleme | E-Mail, Chat über Microsoft Teams | Gering (solange IT-Sicherheit gewährleistet ist) |
| Sabine Krämer, Geschäftsführung | Hoch | Sehr stark | Reibungslose Implementierung und Berichterstattung | Gesamtüberblick über Projektfortschritt, Einhaltung der Unternehmensziele | Quartalsweise Präsentationen | Hoch (bei Verzögerungen oder erhöhten Kosten) |
Potenzielle Kosten und der erwartete Nutzen des Dienstleistungseinkaufs.
| Bezeichnung (Kostenart) | Beschreibung | Kostenart (direkt/indirekt) | Nutzen der Kostenart | Zeitrahmen für Nutzen | Return on Investment (ROI) | Risiken |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Vergabe der Reinigungsdienste | Kosten für die Beauftragung eines externen Dienstleisters für Gebäudereinigung | Direkt | Verbesserte Sauberkeit, erhöhte Produktivität der Mitarbeiter | Kurzfristig (1-3 Monate) | Mittel | Abhängigkeit von der Qualität des Dienstleisters |
| Vertragsmanagement | Verwaltungskosten für den Dienstleistungsvertrag | Indirekt | Vereinfachung der Verhandlung, langfristige Kostenstabilität | Mittelfristig (6-12 Monate) | Hoch | Verwaltungskosten könnten ansteigen |
| Einmalige Evaluationskosten | Kosten für die Evaluierung potenzieller Dienstleister | Direkt | Sicherstellung, dass der beste Anbieter ausgewählt wird | Kurzfristig (bis zu 6 Monate) | Niedrig | Fehlentscheidung bei Auswahl des Anbieters |
| Schulung des eigenen Personals | Kosten für die Einweisung der internen Mitarbeiter in neue Abläufe | Indirekt | Reibungsloser Ablauf, optimierte Zusammenarbeit mit Dienstleister | Kurz- bis mittelfristig | Mittel | Verzögerungen durch notwendige Schulung |
| Energiemanagement | Investition in Energieeffizienz (LEDs, Heizungssteuerung etc.) | Direkt | Langfristige Senkung der Nebenkosten und geringere CO2-Emissionen | Langfristig (> 1 Jahr) | Hoch | Anfangsinvestitionen könnten hoch ausfallen |
| Qualitätsüberwachung | Kosten für die externe Kontrolle der Dienstleistungsqualität | Direkt | Sicherstellung einer konstant hohen Dienstleistungsqualität | Kontinuierlich | Mittel bis Hoch | Möglicher Zusatzaufwand, falls Mängel auftreten |
| Flexibilität und Skalierbarkeit | Kosten für die Möglichkeit, das Leistungspaket flexibel anzupassen | Indirekt | Verbesserte Anpassung an Unternehmenswachstum oder saisonale Bedarfe | Mittelfristig (6-12 Monate) | Hoch | Mögliche versteckte Zusatzkosten |
| Implementierung digitaler Tools | Kosten für digitale Werkzeuge zur Effizienzsteigerung (z.B. Wartungssoftware) | Direkt | Schnellere Kommunikation, bessere Transparenz und Fehlervermeidung | Kurz- bis langfristig | Hoch | Widerstand gegen neue Technologien |
Vergleich der aktuellen Situation (Ist-Zustand) mit den gewünschten Zielen (Soll-Zustand).
| Bezeichnung (Ist/Soll) | Beschreibung | Aktueller Zustand | Gewünschter Zustand | Ursachen der Abweichung | Konsequenzen | Mögliche Maßnahmen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reinigungsdienstleistung | Die Reinigungsleistungen im Unternehmen sind derzeit unzureichend organisiert. | Unterschiedliche Dienstleister, keine zentrale Steuerung, keine festen Qualitätsstandards. | Ein zentral gesteuerter Reinigungsdienstleister mit standardisierten Prozessen und festgelegten Qualitätskriterien. | Fragmentierte Dienstleisterstruktur, fehlende klare Verantwortlichkeiten. | Unzufriedenheit bei Mitarbeitern, hygienische Defizite in den Arbeitsbereichen. | Auswahl eines zentralen Gebäudedienstleisters, Implementierung klarer KPI (Key Performance Indicators) für die Qualitätssicherung. |
| Sicherheitsdienstleistung | Sicherheit des Gebäudes und der Anlagen gewährleisten. | Externer Sicherheitsdienst ist nur stundenweise anwesend, kein durchgehendes Monitoring. | Rund-um-die-Uhr-Sicherheitsdienst inklusive digitaler Überwachung (Kameras, Sensoren). | Begrenztes Budget und keine detaillierte Risikobewertung durchgeführt. | Sicherheitslücken, erhöhter Versicherungstarif wegen mangelnder Sicherheitsvorkehrungen. | Budgeterhöhung und Integration von technologiebasierten Sicherheitslösungen, wie Videoüberwachung und Alarmsysteme. |
| Gartenpflege und Außenanlagen | Pflege der Grünanlagen rund um das Firmengelände. | Unregelmäßige Pflege, optisch ungepflegter Eindruck. | Regelmäßige Pflege der Grünanlagen durch einen zuverlässigen Anbieter mit einem festgelegten Pflegeplan. | Keine feste Vereinbarung mit einem Anbieter, Einsparungen im Budget. | Negativer Eindruck bei Besuchern, beeinträchtigte Mitarbeiterzufriedenheit. | Ausschreibung der Gartenpflege als Teil des Gesamtdienstleistungspakets, regelmäßige Wartungspläne festlegen. |
| Müllentsorgung und Recycling | Effiziente Müllentsorgung und Förderung des Recyclings. | Unkoordinierte Müllentsorgung, unklare Trennung von Abfallarten. | Einheitliche Lösung mit klarer Abfalltrennung und einem umweltfreundlichen Konzept. | Verschiedene Dienstleister, keine klare Kommunikation der Abläufe. | Erhöhte Entsorgungskosten, negative Umweltbilanz. | Einführung eines zentralen Entsorgungssystems mit Sensibilisierung der Mitarbeiter für Abfalltrennung, zentraler Anbieter für Müllentsorgung und Recycling. |
| Kostenstruktur | Kostenübersicht und -optimierung der Gebäudedienstleistungen. | Hohe Einzelkosten durch mehrere Dienstleister, mangelnde Transparenz. | Reduzierte Gesamtkosten durch Bündelung der Dienstleistungen in einem Vertrag. | Unterschiedliche Anbieter mit individuellen Verträgen und Konditionen. | Intransparente Kostenstruktur, Budgetüberschreitungen. | Zusammenführung der Gebäudedienstleistungen in ein Gesamtpaket, Neuverhandlung der Verträge mit Ziel der Kostenoptimierung. |
Erwartete Kosten in verschiedenen Kategorien.
| Bezeichnung (Kosten-Kategorie) | Beschreibung | Fixkosten | Variable Kosten | Reserven | Unvorhergesehene Kosten | Überwachungsprozess |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reinigungskosten | Regelmäßige Reinigung von Produktionshallen, Büros und Sanitäranlagen | 30.000 EUR/Jahr | Zusätzliche Sonderreinigungen bei Events oder nach Renovierungen | 5.000 EUR | Zusätzliche Kosten für spezielle Reinigungsmittel oder Notfallreinigungen | Monatliche Kostenüberwachung durch Facility Manager |
| Sicherheitsdienst | Sicherheitsüberwachung des Firmengeländes, inklusive Nachtwächter und Kameraüberwachung | 45.000 EUR/Jahr | Zusatzkosten für erhöhte Sicherheitsmaßnahmen bei besonderen Anlässen | 7.000 EUR | Unvorhergesehene Sicherheitsereignisse (z.B. Einbruch) | Quartalsmäßige Sicherheitsberichte |
| Garten- und Landschaftspflege | Pflege der Grünflächen, Baum- und Strauchschnitt, Rasenpflege | 15.000 EUR/Jahr | Saisonale Zusatzkosten für Sonderpflanzungen oder extreme Wetterbedingungen | 3.000 EUR | Unvorhergesehene Wetterereignisse (z.B. Sturmschäden) | Regelmäßige Kontrolle der Pflegearbeiten durch externen Dienstleister |
| Wartung von technischen Anlagen | Wartung der Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK-Anlagen) | 20.000 EUR/Jahr | Kosten für Reparaturen außerhalb des Wartungsvertrags | 10.000 EUR | Notfallreparaturen bei Anlagenstillstand | Jährliche Inspektion und Monitoring durch Techniker |
| Abfallmanagement | Abholung und Entsorgung von Industriemüll, Recycling | 10.000 EUR/Jahr | Variable Kosten je nach Müllmenge, Sonderentsorgungskosten | 2.000 EUR | Kosten für die Entsorgung von Sondermüll | Monatliche Analyse der Abfallmengen und Kostenoptimierung |
| Winterdienst | Schneeräumung und Streudienst für Zufahrtswege und Parkplätze | 8.000 EUR/Winter | Abhängig von der Häufigkeit und Menge der Schneefälle | 2.000 EUR | Zusätzliche Kosten für Streumaterial bei Extremwetter | Saisonale Auswertung nach Winterende |
| Instandhaltung von Gebäuden | Regelmäßige Instandsetzungsarbeiten, kleinere Reparaturen | 25.000 EUR/Jahr | Zusätzliche Kosten für Renovierungen und Modernisierungen | 5.000 EUR | Kosten für Notfallreparaturen (z.B. Wasserschäden) | Jährliche Überprüfung des Gebäudezustands |
Finanzielle Ressourcen aus verschiedenen Organisationsteilen.
| Bezeichnung (Budget) | Beschreibung | Betrag | Sponsor | Zweck | Zeitrahmen | Genehmigungsstatus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Facility Management | Budget für regelmäßige Wartung und Reinigung | 100.000 € | Leiter Facility Management | Sicherstellung der Gebäudewartung | 2024 (ganzes Jahr) | Genehmigt |
| Sicherheitspaket | Budget für Sicherheitspersonal und Überwachung | 50.000 € | Leiter Einkauf | Erhöhung der Gebäudesicherheit | Q2 2024 | Ausstehend |
| Instandhaltungskosten | Budget für Reparaturen und Ersatzteile | 75.000 € | Technischer Leiter | Vorbeugende Wartung der Maschinen | 2024 (halbjährlich) | Genehmigt |
| Grünanlagenpflege | Budget für Gartenarbeiten und Landschaftspflege | 20.000 € | Leiter Facility Management | Pflege der Außenanlagen | Saisonabhängig | Genehmigt |
| Reinigungsdienstleister | Budget für externes Reinigungsunternehmen | 60.000 € | Finanzleiter | Hygiene und Sauberkeit im Gebäude | Ganzjährig | Ausstehend |
| Energieoptimierung | Budget für Energieberatungsdienstleistungen | 30.000 € | Nachhaltigkeitsbeauftragter | Senkung der Energiekosten | Q3 2024 | Genehmigt |
| Notfallbudget | Budget für unerwartete Gebäudeschäden | 25.000 € | CFO | Deckung von unvorhersehbaren Kosten | Flexibel | Ausstehend |
Genehmigte Budgets und deren Freigabe-Prozesse.
| Bezeichnung (Genehmigung) | Beschreibung | Freigebendes Organisationselement | Freigabe-Kriterien | Bedingungen | Bemerkungen | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Budget für Reinigungsdienste | Budget zur Sicherstellung der kontinuierlichen Sauberkeit der Büro- und Produktionsflächen | Einkaufsabteilung | Kostenschätzung im Rahmen < 100.000 EUR pro Jahr | Vertragsverlängerung nur bei Einhaltung von Sauberkeitsstandards | Inkl. Sonderreinigungen nach Bedarf | Genehmigt |
| Budget für Sicherheitsdienste | Budget für Sicherheitsdienstleistungen zur Überwachung des Firmengeländes | Abteilungsleiter Facility Management | Risikoanalyse & Kosten-Nutzen-Abwägung | Sicherheitsanalyse wird jährlich aktualisiert | Zusätzliche Sicherheit für Nachtstunden vereinbart | In Bearbeitung |
| Budget für Gartenpflege | Budget für die Pflege und Wartung der Außenanlagen des Unternehmens | Leiter Immobilienmanagement | Angebote von mindestens drei Anbietern erforderlich | Saisonale Bedarfsprüfung | Kostenoptimierung durch Outsourcing möglich | Genehmigt |
| Budget für technische Wartung | Budget für die regelmäßige technische Wartung der Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen | Technischer Direktor | Anbieter muss ISO-zertifiziert sein & Erfahrungen im Maschinenbau vorweisen | Jährliche Wartung ist Pflicht | Beinhaltet Notfalleinsatz bei Störungen | Vorläufig genehmigt |
| Budget für Winterdienst | Budget zur Sicherstellung der Schnee- und Glättebeseitigung auf Zufahrtswegen und Gehwegen | Leiter Facility Services | Verfügbarkeit des Dienstleisters innerhalb von 2 Stunden bei Bedarf | Abhängig von Winterprognosen | Extra-Kosten für besonders schneereiche Winter | Noch zu prüfen |
| Budget für Entsorgungsdienstleistungen | Budget zur regelmäßigen Entsorgung von Rest- und Sondermüll | Umweltmanagement-Team | Konformität mit Umweltauflagen und Zertifizierungen | Vertrag über getrennte Entsorgung von Rest- und Recyclingmaterial | Umweltzertifikate des Anbieters geprüft | Genehmigt |
Geforderte Dienstleistungen zur Angebotsabgabe.
| Bezeichnung (Dienstleistung) | Beschreibung | Leistungskriterien | Leistungszeitraum | Erforderliche Qualifikationen | Mengengerüst | Vertragsart |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reinigungsdienst | Tägliche Reinigung von Verwaltungsbüros, Besprechungsräumen, Sanitarbereichen sowie Fluren. | Sauberkeit gemäß DIN EN 13549, Nutzung umweltfreundlicher Reinigungsmittel. | Mo-Fr, 18:00-22:00 Uhr | Fachkenntnisse im Bereich Hygienestandards und umweltfreundliche Reinigung | 3.000 m² pro Reinigung | Werkvertrag |
| Sicherheitsdienst | Zutrittskontrolle und Überwachung außerhalb der Geschäftszeiten, inklusive Patrouillen. | Permanente Verfügbarkeit, Reaktionszeit max. 5 Minuten, Dokumentation von Vorfällen. | Täglich, 20:00-06:00 Uhr | Zertifizierung nach DIN 77200, Erste-Hilfe-Kenntnisse | 2 Wachleute pro Schicht | Dienstleistungsvertrag |
| Garten- und Landschaftspflege | Pflege von Grünanlagen, einschließlich Rasenmähen, Baum- und Strauchschnitt, saisonale Bepflanzungen. | Regelmäßigkeit der Pflege, Berücksichtigung der Vegetationszyklen, umweltschonende Mittel. | Ganzjährig, zweiwöchentlich | Kenntnisse im Gartenbau, Umgang mit technischen Geräten | 5.000 m² Grünfläche | Rahmenvertrag |
| Winterdienst | Schneeräumung und Streudienst auf Gehwegen, Parkplätzen und Zugängen zum Gebäude. | Sicherstellung der Zugänglichkeit bei Schnee innerhalb von zwei Stunden, Einsatz umweltfreundlicher Streumittel. | November bis März, bei Bedarf | Erfahrung im Winterdienst, Führerschein Klasse B | 3.500 m² Fläche | Bereitschaftsvertrag |
| Technisches Facility Management | Regelmäßige Wartung und Instandhaltung der gebäudetechnischen Anlagen (Heizung, Klima, Aufzüge). | Einhaltung der Wartungsintervalle, Notfallbereitschaft 24/7, Qualitätssicherung nach DIN 31051. | Ganzjährig | Zertifizierte Techniker, Kenntnisse in HLK-Systemen | 5 Anlagen | Dienstleistungsvertrag |
| Empfangs- und Besucherservice | Empfang von Gästen und Lieferanten, Besuchermanagement, Telefondienst. | Freundlichkeit, schnelle Bearbeitung, Protokollführung bei Lieferungen. | Mo-Fr, 08:00-18:00 Uhr | Kommunikationsfähigkeit, Erfahrung im Kundenkontakt | Täglich | Werkvertrag |
| Fensterreinigung | Reinigung der Fensterflächen im Verwaltungsgebäude, innen und außen. | Streifenfreie Reinigung, Berücksichtigung der Sicherheitsrichtlinien für Arbeiten in Höhe. | Vierteljährlich | Kenntnisse in der Höhensicherung, Erfahrung in professioneller Fensterreinigung | 400 m² Fensterfläche | Werkvertrag |
Standardisierte Vorlagen, die die Anbieter für ihre Angebote nutzen sollen.
| Bezeichnung (Vorlage) | Beschreibung | Dokumentart | Verwendungszweck | Erforderliche Inhalte | Anpassungsgrad | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reinigungsdienst-Angebot | Vorlage zur Angebotsabgabe für Reinigungsleistungen im Unternehmensgebäude | Word-Dokument | Klare und vergleichbare Angebote für Reinigungsdienstleistungen einholen | Leistungsbeschreibung, Preise pro Quadratmeter, Frequenz der Reinigung, verwendete Reinigungsmittel | Mittel | Enthält Tabellen für verschiedene Bereiche (Büros, Produktion, Sanitär) |
| Sicherheitsdienst-Angebot | Angebotsformular für Sicherheits- und Wachdienste | PDF-Formular | Vergleich von Angeboten für Sicherheitsdienste zur Bewertung der Preis-Leistungs-Verhältnisse | Umfang des Wachdienstes, Einsatzzeiten, Qualifikation des Personals, Notfallmanagement | Hoch | Anpassung notwendig für Wochenend- und Feiertagseinsätze |
| Gartenpflege-Angebot | Vorlage zur Angebotsanfrage für Garten- und Außenanlagenpflege | Excel-Formular | Detaillierte Kostenschätzung für saisonale Gartenpflegeleistungen | Flächengröße, Art der Pflanzen, Frequenz der Pflege, Zusätzliche Arbeiten wie Neupflanzung | Niedrig | Enthält Auswahlfelder für spezifische Zusatzleistungen (z.B. Baumschnitt) |
| Wartung HLK (Heizung, Lüftung, Klima) | Angebotsvorlage zur Wartung der gebäudetechnischen Anlagen | Word-Dokument | Sicherstellung eines vergleichbaren Standards bei HLK-Dienstleistungen | Technische Spezifikationen der Anlagen, Wartungsfrequenz, Reaktionszeiten bei Störungen | Mittel | Muss an die spezifischen Anlagentypen des Unternehmens angepasst werden |
| Winterdienst-Angebot | Vorlage für Angebote zur Schneeräumung und Glatteisbeseitigung | PDF-Formular | Sicherstellen der Verfügbarkeit eines zuverlässigen Winterdienstes | Flächenbeschreibung, Einsatzbedingungen (ab welcher Schneehöhe), Kosten je Einsatz | Mittel | Soll klare Regelungen zur Haftung und Einsatzzeiten enthalten |
| Facility Management Gesamtpaket | Angebotsvorlage für integrierte Facility Management Leistungen | PowerPoint-Präsentation | Erleichterung der Bewertung eines integrierten Dienstleistungspakets | Detaillierte Beschreibung der Dienstleistungen, Einsatzplanung, Personalstruktur, Notfallkontakt | Hoch | Eignet sich für Anbieter, die ein Komplettpaket anbieten, Flexibilität bei spezifischen Anforderungen notwendig |
| Abfallmanagement-Angebot | Angebotsanfrage zur Entsorgung und Recycling | Excel-Formular | Vergleich der Kosten und Services für die Abfallentsorgung | Art der Abfälle, Entsorgungshäufigkeit, Kosten pro Container, Recyclingquote | Niedrig | Berücksichtigt Sonderabfall und Dokumentationspflichten |
| Service-Level-Agreement (SLA) | Vorlage für die Definition von Leistungsvereinbarungen | Word-Dokument | Festlegung der zu erwartenden Dienstleistungsqualität und Reaktionszeiten | Leistungskennzahlen, Eskalationsprozesse, Reaktionszeiten, Strafregelungen bei Nichterfüllung | Hoch | Anpassbar an verschiedene Dienstleistungsarten |
| Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) | Vorlage für eine Vertraulichkeitsvereinbarung | PDF-Formular | Sicherstellung der Vertraulichkeit von Informationen während der Angebotsphase | Vertragsparteien, Definition vertraulicher Informationen, Laufzeit, Ausnahmen | Mittel | Kann für alle Angebotsarten verwendet werden, schützt sensible Informationen |
| Rahmenvertrag | Vorlage für langfristige Zusammenarbeit mit Dienstleistern | Word-Dokument | Festlegung der allgemeinen Bedingungen und Konditionen für wiederkehrende Dienstleistungen | Vertragslaufzeit, Kündigungsbedingungen, Preisgestaltung, Leistungsumfang | Hoch | Ideal für wiederkehrende Dienstleistungen oder Lieferungen |
| Zusatzvereinbarung | Vorlage für Ergänzungen zu bestehenden Verträgen | Word-Dokument | Anpassungen oder Erweiterungen bestehender Verträge festhalten | Bezug zum Hauptvertrag, neue Bedingungen, Unterschriften der Vertragsparteien | Mittel | Verwendung bei Änderungen oder Erweiterungen bestehender Leistungen |
Bisherige Anfragen und deren Ergebnisse.
| Bezeichnung (Anfrage) | Beschreibung | Anfrage-Datum | Antwort-Datum | Zusammenfassung | Offene Fragen | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reinigung der Produktionshalle | Anfrage nach umfassender Reinigung der Produktionshalle, inkl. Hochdruckreinigung der Maschinenbereiche | 01.03.2024 | 05.03.2024 | Anbieter B bietet wöchentliche Reinigung zu einem wettbewerbsfähigen Preis an. | Wie wird die Reinigung von sensiblen Maschinen gehandhabt? | Angefragt |
| Wartung der Lüftungsanlagen | Angebotsanfrage für regelmäßige Wartung der Lüftungs- und Klimaanlagen | 10.03.2024 | 14.03.2024 | Anbieter C schlägt vierteljährliche Wartung vor, inklusive Filterwechsel. | Gibt es eine Option für Notfallwartungen? | Angebot erhalten |
| Gartenpflege | Anfrage nach Pflege der Grünanlagen, inklusive Rasenmähen, Heckenschnitt und Entsorgung | 08.03.2024 | 12.03.2024 | Anbieter A bietet ein saisonales Pflegepaket an, monatlich durchzuführen. | Bieten sie auch Winterdienst an? | Angebot in Klärung |
| Sicherheitsdienst für Werksgelände | Angebot zur Absicherung des Geländes, inklusive Streifenwachdienst und Videoüberwachung | 15.03.2024 | 20.03.2024 | Anbieter D bietet ein Konzept mit Nachtwachdienst und Überwachungskameras. | Sind Kameras Teil des Angebots oder zusätzliche Kosten? | Angebot erhalten |
| Fensterreinigung | Anfrage für regelmäßige Reinigung der Bürofenster und Glasfassaden | 05.03.2024 | 09.03.2024 | Anbieter E schlägt eine vierteljährliche Reinigung der kompletten Glasfassade vor. | Gibt es Rabatte bei Vertragsbindung für ein Jahr? | Angefragt |
| Abfallmanagement | Anfrage zur Müllentsorgung und zum Recyclingmanagement des Unternehmens | 12.03.2024 | 16.03.2024 | Anbieter F bietet eine Lösung mit Mülltrennung und wöchentlicher Abholung. | Wie werden Sonderabfälle behandelt? | Angebot in Klärung |
| Winterdienst | Anfrage nach Schneeräumung und Streuen der Wege während der Wintermonate | 18.03.2024 | 22.03.2024 | Anbieter G bietet Schneeräumung ab einer bestimmten Schneemenge an, inklusive Streugutbereitstellung. | Welche Uhrzeiten deckt der Winterdienst ab? | Angebot erhalten |
Kriterien, anhand derer die Vorauswahl der Anbieter erfolgt.
| Bezeichnung (Kriterium) | Beschreibung | Ziel | Gewichtung | Bewertungsskala | Mindestanforderung | Verantwortlicher |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Erfahrung im Bereich Gebäudetechnik | Anzahl und Qualität der abgeschlossenen Projekte im Bereich Gebäudetechnik | Sicherstellung der Fachkompetenz | 20% | 1-5 (1 = niedrig, 5 = hoch) | Mindestens 3 erfolgreich abgeschlossene Projekte | Technischer Leiter |
| Finanzielle Stabilität | Finanzielle Situation des Anbieters, z. B. Eigenkapitalquote und Bonitätsprüfung | Minimierung des Ausfallrisikos | 15% | 05-Jan | Bonitätsprüfung durch externe Rating-Agentur bestanden | Einkaufsleiter |
| Nachhaltigkeitszertifikate | Nachweis von Umwelt- und Nachhaltigkeitsstandards wie ISO 14001, EMAS, etc. | Sicherstellung ökologischer Standards | 10% | ja/nein | Mindestens ein gültiges Nachhaltigkeitszertifikat | Umweltbeauftragter |
| Servicequalität | Qualität und Umfang der angebotenen Dienstleistungen (z. B. Reaktionszeiten, Service-Level) | Gewährleistung eines hohen Serviceniveaus | 25% | 05-Jan | Service-Level-Agreement (SLA) mit < 4 Stunden Reaktionszeit | Facility Manager |
| Innovationsfähigkeit | Bereitschaft und Fähigkeit, innovative Technologien einzusetzen (z. B. IoT, Smart-Building) | Zukunftssicherheit der Partnerschaft | 10% | 05-Jan | Mindestens eine innovative Lösung im Portfolio | Innovationsmanager |
| Referenzen und Kundenzufriedenheit | Bewertungen und Empfehlungen anderer Kunden | Vertrauen und Zuverlässigkeit des Anbieters | 10% | 05-Jan | Positive Referenzen aus ähnlichen Projekten | Projektleiter |
| Flexibilität bei Anpassungen | Bereitschaft, das Leistungspaket auf spezielle Anforderungen des Unternehmens anzupassen | Anpassungsfähigkeit an individuelle Bedarfe | 5% | 05-Jan | Anpassungsbereitschaft in Verhandlungen gezeigt | Einkaufsleiter |
| Preis-Leistungs-Verhältnis | Verhältnis von Preis zur gebotenen Leistung | Wirtschaftlichkeit der Zusammenarbeit | 5% | 05-Jan | Angebot im Bereich des Budgetrahmens | Finanzabteilung |
Von den Anbietern bereitgestellte Dokumente.
| Bezeichnung (Anbieter) | Beschreibung | Relevanz | Qualität der Inhalte | Aktualität | Innovationsgrad | Expertise des Autors |
|---|---|---|---|---|---|---|
| GreenClean GmbH | Unternehmenspräsentation und Dienstleistungskatalog | Hoch, da Gebäudereinigung ein zentraler Teil der Dienstleistung ist | Hoch - Umfassend beschrieben, anschauliche Beispiele | 2023, aktuelle Trends berücksichtigt | Mittel - Fokus auf umweltfreundliche Reinigungsmittel | Autor ist langjähriger Fachberater für Reinigungsunternehmen |
| Facility Experts AG | Technische Wartungs- und Reparaturdienste für Haustechnik | Sehr hoch, da Wartung der Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlage essenziell ist | Mittel - Viele Details, aber etwas trocken präsentiert | 2022, teilweise ältere Referenzen | Mittel - Konventionelle Methoden, jedoch mit guter Dokumentation | Fachmann mit 15 Jahren Erfahrung im technischen Facility Management |
| SmartBuilding Solutions | Konzept für digitale Monitoring-Dienste (z.B. IoT-Sensoren) | Hoch, da es das Energiemanagement optimieren könnte | Hoch - Enthält detaillierte Grafiken und ein Pilotprojekt | 2023, neueste Entwicklungen im IoT-Bereich integriert | Hoch - Nutzung von modernsten Technologien, inkl. Predictive Maintenance | Experte für Digitalisierung im Facility Management, veröffentlichte Studien zum Thema |
| CleanTech Services | Hygiene- und Desinfektionsdienstleistungen speziell für industrielle Umgebungen | Mittel - Hygienekonzepte könnten einen Mehrwert darstellen | Mittel - Gut erklärt, jedoch wenig differenziert | 2021, einige Inhalte könnten veraltet sein | Niedrig - Bewährte Verfahren ohne innovative Ansätze | Fachberater für Reinigung in Industrieunternehmen, jedoch keine bekannten Veröffentlichungen |
| ProGuard Sicherheitsdienste | Sicherheitskonzept mit Einsatzplan für Sicherheitspersonal und Videoüberwachung | Hoch, da das Unternehmen Sicherheitsanforderungen auf dem Betriebsgelände hat | Hoch - Sehr detaillierte Beschreibung, individuelle Anpassung an die Bedürfnisse des Kunden | 2023, unter Einbeziehung aktueller Gefährdungsanalysen | Mittel - Setzt auf moderne Videoüberwachung, aber keine innovativen Technologien | Sicherheitsexperte mit Zertifizierungen im Bereich der Unternehmenssicherheit |
Analyse der eingegangenen Angebote.
| Bezeichnung (Anbieter) | Beschreibung | Leistungsangebot | Preisangebot | Vertragsbedingungen | Umsetzbarkeit | Garantien |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CleanTech GmbH | Mittelständisches Dienstleistungsunternehmen mit Erfahrung im Industrieumfeld | Gebäudereinigung, Fensterreinigung, Instandhaltung der Sanitäranlagen, Winterdienst | 75.000 €/Jahr | Jährliche Preisüberprüfung, 3 Jahre Vertragslaufzeit, Verlängerung um 1 Jahr möglich | Verfügbarkeit sofort, Personal ist spezialisiert auf Industriegebäude | 100% Zufriedenheitsgarantie oder kostenlose Nachbesserung innerhalb von 48 Stunden |
| FacilityPlus AG | Großes Dienstleistungsunternehmen, spezialisiert auf Facility Management | Rundum-Service inkl. Sicherheitsdienst, Grünflächenpflege, Reinigung | 110.000 €/Jahr | Mindestvertragsdauer 5 Jahre, Festpreisgarantie für 3 Jahre | Größere Ressourcen, schnelle Umsetzung möglich, Notfalldienst 24/7 | Garantie auf Funktionsfähigkeit aller betreuten technischen Anlagen |
| BlitzClean Services | Regionaler Anbieter mit Fokus auf Nachhaltigkeit | Reinigung, Abfallmanagement, Einsatz umweltfreundlicher Reinigungsmittel | 65.000 €/Jahr | Kündigungsfrist 6 Monate, Flexible Anpassung der Dienstleistungen möglich | Personal müsste teilweise geschult werden, Umsetzung in 3 Monaten möglich | Nachhaltigkeitsgarantie, Verwendung von zertifizierten umweltschonenden Mitteln |
| PerfectCare GmbH | Flexibles Dienstleistungsunternehmen, breite Abdeckung von Services | Reinigung, technische Wartung, Mitarbeiterkantinenmanagement | 95.000 €/Jahr | Vertragsverlängerung automatisch nach Ablauf der 2 Jahre | Flexible Einsatzzeiten, Abdeckung auch an Wochenenden | 24-Stunden-Support bei technischen Problemen |
Dokumente, die im Vertragsentwurf enthalten sein sollten.
| Bezeichnung (Vertragsdokument) | Beschreibung | Ziel | Struktur | Verpflichtungen des Auftragnehmers | Verpflichtungen des Auftraggebers | Verantwortlicher |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Detaillierte Beschreibung aller zu erbringenden Dienstleistungen | Sicherstellen, dass beide Parteien die Erwartungen verstehen | Auflistung der Aufgaben und Leistungen | Erbringung aller spezifizierten Dienstleistungen gemäß den Vereinbarungen | Bereitstellung der notwendigen Informationen und Zugang | Projektleiter Einkauf |
| Qualitätsanforderungen | Dokument zur Festlegung von Qualitätsstandards und Leistungskennzahlen (KPIs) | Sicherstellung der Qualität der Dienstleistungen | Festlegung der Qualitätsparameter | Einhaltung der festgelegten Qualitätsstandards und Reporting | Überprüfung der Einhaltung der Qualitätsstandards | Qualitätsmanager |
| Service Level Agreement (SLA) | Vereinbarung der Leistungsstandards, Zeitrahmen und Reaktionszeiten | Transparente Leistungserwartungen und Maßnahmen bei Abweichung | Definition von Leistungskategorien | Sicherstellung der Reaktionszeiten und Lösungen bei Problemen | Eskalationsmanagement bei Nichteinhaltung | Vertragsmanager |
| Preisblatt und Abrechnungsmodalitäten | Aufstellung der Kosten und Zahlungsbedingungen | Transparenz und Klarheit über die Kosten | Kostentabelle mit Zahlungsplänen | Rechnungsstellung nach erbrachter Leistung | Fristgerechte Zahlung gemäß Vereinbarung | Finanzabteilung |
| Haftungs- und Versicherungsbedingungen | Festlegung von Haftungsfragen und erforderlichen Versicherungen | Risikoabsicherung für beide Parteien | Haftungsgrenzen und Versicherungsanforderungen | Abdeckung potenzieller Schadensfälle durch Versicherungen | Meldung und Dokumentation von Schadensfällen | Rechtsabteilung |
| Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) | Regelung zum Schutz vertraulicher Informationen | Schutz sensibler Unternehmensinformationen | Definition von vertraulichen Informationen | Vertraulichkeit und Nichtweitergabe von Informationen | Bereitstellung der relevanten Informationen unter NDA | Rechtsabteilung |
| Arbeits- und Sicherheitsvorschriften | Dokumentation zu geltenden Sicherheitsstandards und Arbeitsschutz | Sicherstellung des Schutzes der Mitarbeiter und der Anlage | Vorschriften zur Arbeitssicherheit | Einhaltung der geltenden Arbeitsschutzrichtlinien | Unterweisung der Mitarbeiter zu Sicherheitsanforderungen | HSE-Manager (Health, Safety & Environment) |
| Abnahmeprotokoll | Dokument zur Abnahme der erbrachten Dienstleistungen | Formalisierung der Dienstleistungsabnahme | Checkliste der abgenommenen Leistungen | Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen zur Abnahme | Dokumentation und Bestätigung der Abnahme | Projektleiter Einkauf |
| Änderungsmanagement-Vereinbarung | Regelung zu möglichen Änderungen des Leistungsumfangs | Flexibilität bei notwendigen Anpassungen | Definition des Änderungsprozesses | Anpassung der Leistungen nach Genehmigung | Prüfung und Genehmigung von Änderungswünschen | Projektleiter Einkauf |
Anmerkungen von internen Stakeholdern zu Vertragsdokumenten.
| Name (Stakeholder) | Beschreibung | Vertragsdokument | Notwendige Änderungen | Optionale Änderungen | Offene Fragen | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Peter Müller | Leiter Facility Management | Service-Level-Agreement (SLA) | Präzisierung der Reaktionszeiten | Zusatz zu Eskalationsverfahren | Wie wird die Performance bei Sonderfällen bewertet? | In Bearbeitung |
| Sabine Schmidt | Leiterin Einkauf | Rahmenvertrag | Anpassung der Zahlungsbedingungen | Einfügung von Bonus-Malus-Regelung | Kann eine Preisgleitklausel eingefügt werden? | Offene Frage |
| Thomas Köhler | Betriebsrat | Mitarbeiter-Überlassungsklausel | Präzisierung der Mitbestimmungsrechte | Option für Weiterbildung der Subdienstleister | Gibt es eine Garantie für Arbeitsplatzsicherheit? | Offene Frage |
| Julia Weber | Leiterin Controlling | Preismodell | Genauere Definition der Rabatte | Klarstellung der Indexanpassungen | Welche Kriterien für Preisanpassungen sind definiert? | In Bearbeitung |
| Michael Braun | Leiter Umweltmanagement | Nachhaltigkeitsklausel | Einfügen von Umweltauflagen | Zusätzliche Reportingpflichten | Wie werden CO2-Einsparungen dokumentiert? | Abgeschlossen |
| Anna Meier | IT-Sicherheit | Datenschutzvereinbarung | Anpassung zur Datenverschlüsselung | Klarstellung des Backups-Zyklus | Sind die Datenschutzmaßnahmen für alle Subunternehmen verpflichtend? | In Bearbeitung |
| Markus Lehmann | Juristischer Berater | Allgemeine Geschäftsbedingungen | Überarbeitung der Haftungsregelung | Zusätzliche Klausel für Höhere Gewalt | Gibt es eine maximale Haftungshöhe? | Offene Frage |
| Claudia Hoffmann | Leitung Qualitätsmanagement | Qualitätskontrolle-Klausel | Regelmäßige Audits festlegen | Erweiterung um Kundenzufriedenheit | Wie wird die Qualität der Dienstleistung genau gemessen? | In Bearbeitung |
Entscheidungen und Freigaben durch Führungskräfte während des Vertragsentwurfsprozesses.
| Bezeichnung (Entscheidung) | Beschreibung | Datum | Gründe für die Entscheidung | Auswirkungen | Bedenken | Nächste Schritte |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anbieterwahl für Facility Management | Entscheidung, Firma X als Dienstleister für Facility Management zu beauftragen. | 15.03.2024 | Firma X bot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und umfangreiche Referenzen in der Branche. | Langfristige Kosteneinsparungen und erhöhte Servicequalität. | Sicherstellung der Servicequalität in der Anfangsphase. | Vertragsdetails klären und SLA (Service Level Agreement) finalisieren. |
| Reinigungsdienst-Auslagerung | Entscheidung zur Auslagerung der Reinigungsdienste an einen spezialisierten Dienstleister. | 22.03.2024 | Kostenreduktion um 15% im Vergleich zu Inhouse-Lösung. | Einsparungen im Personalbereich und Zugang zu modernen Reinigungstechnologien. | Bedenken, dass externe Kräfte nicht dieselbe Identifikation mit dem Unternehmen haben. | Regelmäßige Feedback-Schleifen zur Kontrolle der Dienstleistungsqualität etablieren. |
| Implementierung eines digitalen Wartungsmanagement-Systems | Entscheidung für die Einführung eines digitalen Systems zur Wartungsplanung. | 05.04.2024 | Erhöhte Transparenz bei Wartungsarbeiten und verbesserte Reaktionszeiten. | Effizientere Planung der Wartungsarbeiten und Reduktion ungeplanter Stillstandzeiten. | Schulungsbedarf der Mitarbeiter in Bezug auf die Nutzung des neuen Systems. | Mitarbeiterschulungen organisieren und Key User definieren. |
| Anpassung der Vertragslaufzeit | Vertragslaufzeit auf 3 Jahre festgelegt mit jährlicher Evaluation der Leistung. | 10.04.2024 | Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen und Möglichkeit der Leistungsanpassung. | Verbesserte Kontrolle und Möglichkeit zur frühzeitigen Anpassung der Konditionen. | Risiko einer potenziellen Preisanpassung durch den Dienstleister nach jeder Evaluation. | Aufbau einer guten Zusammenarbeit zur Minimierung der Preisanpassungen. |
| Entscheidung über Sicherheitsdienst | Beauftragung eines Sicherheitsdienstleisters zur Unterstützung des bestehenden Personals. | 18.04.2024 | Bedarf an erhöhter Sicherheit aufgrund wachsender Mitarbeiterzahl und erweiterten Gebäudekomplex. | Erhöhte Sicherheit für Mitarbeiter und Besuchende. | Bedenken hinsichtlich der Integration des externen Personals ins Team. | Kick-off Meeting zur Vorstellung und Integration der neuen Sicherheitskräfte organisieren. |
| Grünanlagenpflege-Umstellung | Entscheidung, die Pflege der Grünanlagen mit einem lokalen Anbieter zu pilotieren. | 25.04.2024 | Lokale Vernetzung und Förderung der regionalen Wirtschaft, positiver Effekt auf die Unternehmens-CSR. | Stärkere Verankerung in der Region und potenziell verbesserte Pflegequalität. | Ungewissheit, ob der lokale Anbieter die Leistung im benötigten Maßstab erbringen kann. | Vertrag mit einer Testlaufphase von sechs Monaten abschließen und Erfolg evaluieren. |
Fristen und Termine für die Ausschreibung.
| Bezeichnung (Termin) | Beschreibung | Datum | Beteiligte Stakeholder | Bemerkungen | Verantwortlicher | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kick-off Meeting | Einleitung des Projekts, Vorstellung der Anforderungen | 15.03.2024 | Einkaufsteam, Facility Manager, IT | Ziele und Rahmen der Ausschreibung | Projektleiter | Abgeschlossen |
| Bekanntmachung der Ausschreibung | Öffentliche Bekanntgabe der Ausschreibung | 20.03.2024 | Einkaufsteam, Marketing | Publikation auf Website und Plattformen | Marketingabteilung | Offen |
| Frist für Fragen von Anbietern | Zeitraum für Bieter, um Fragen zur Ausschreibung zu stellen | 31.03.2024 | Einkaufsteam, Anbieter | Fragen werden gesammelt und beantwortet | Einkäufer | Offen |
| Beantwortung der Fragen | Beantwortung aller eingereichten Fragen | 05.04.2024 | Einkaufsteam, Fachabteilung | Klärung der offenen Punkte | Fachabteilung | In Bearbeitung |
| Angebotseinreichung | Letzter Termin für die Einreichung der Angebote | 15.04.2024 | Anbieter, Einkaufsteam | Elektronische Einreichung bevorzugt | Anbieter | Offen |
| Bewertungsphase | Bewertung der eingegangenen Angebote | 20.04.2024 | Einkaufsteam, Fachabteilung | Nutzung eines Bewertungskatalogs | Einkaufsteam | Offen |
| Auswahlsitzung | Entscheidung über die engere Auswahl | 25.04.2024 | Einkaufsteam, Geschäftsführung | Einladung von Top-Anbietern | Geschäftsführung | Geplant |
| Vertragsverhandlungen | Verhandlungen mit dem bevorzugten Anbieter | 05.05.2024 | Einkaufsteam, Rechtsabteilung | Vertragsdetails klären | Rechtsabteilung | Geplant |
| Zuschlagserteilung | Mitteilung des Ergebnisses an den ausgewählten Anbieter | 10.05.2024 | Einkaufsteam, Anbieter | Vertragsanbahnung | Projektleiter | Geplant |
| Vertragsunterzeichnung | Endgültige Unterzeichnung des Vertrags | 15.05.2024 | Einkaufsteam, Anbieter, Rechtsabteilung | Letzte Formalitäten | Geschäftsführung | Geplant |
Unterlagen, die von den Anbietern eingereicht werden müssen.
| Bezeichnung (Dokument) | Beschreibung | Erforderliche Inhalte | Format | Vertraulichkeitsgrad | Bewertungskriterien | Prüfungszuständigkeit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Unternehmensprofil | Kurze Vorstellung des Anbieters | Unternehmensgröße, Standorte, Hauptleistungen, Referenzen | Niedrig | Erfahrung im Bereich Gebäudedienstleistungen | Einkaufsteam | |
| Zertifikate und Qualitätsnachweise | Nachweise der Qualitätsstandards und Qualifikationen | ISO-Zertifizierungen, Sicherheitsnachweise, Schulungszertifikate | PDF oder Papier | Hoch | Nachweisbare Qualitätssicherungsprozesse | Qualitätsmanagement |
| Konzept zur Leistungserbringung | Beschreibung des Ansatzes zur Dienstleistungserbringung | Vorgehensweise, Zeitplan, Personalplanung | Word | Mittel | Realismus und Umsetzbarkeit des Konzepts | Projektleitung |
| Referenzprojekte | Beschreibung ähnlicher durchgeführter Projekte | Projektbeschreibung, Kundenzufriedenheit, Laufzeit | Mittel | Vergleichbarkeit mit unserem Projekt | Einkaufsteam | |
| Finanzunterlagen | Nachweis der finanziellen Stabilität des Anbieters | Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre, Bonitätsnachweise | Hoch | Solide Finanzlage | Finanzabteilung | |
| Versicherungspolicen | Nachweis der Versicherungsdeckung | Haftpflichtversicherung, Betriebshaftpflicht | PDF oder Papier | Hoch | Angemessener Versicherungsschutz | Rechtsabteilung |
| Preisangebot | Detailliertes Angebot zur Preisgestaltung | Einzelkosten, Pauschalen, Zahlungsbedingungen | Excel | Mittel | Preis-Leistungs-Verhältnis | Einkaufsteam |
| Nachhaltigkeitsnachweise | Darstellung der Öko-Standards und Nachhaltigkeitsstrategie | CO2-Bilanz, nachhaltige Materialien, soziale Verantwortung | Mittel | Erfüllung der Nachhaltigkeitskriterien | Nachhaltigkeitsbeauftragter | |
| Arbeitskräftestruktur | Angaben zu den eingesetzten Fachkräften | Qualifikationen, Anzahl der Mitarbeiter, Schulungsstand | Word | Niedrig | Fachliche Eignung und Personalverfügbarkeit | Projektleitung |
| Sicherheitskonzept | Konzepte zur Sicherheit bei der Dienstleistungserbringung | Risikomanagement, Notfallpläne | Hoch | Umfassendes Sicherheitsmanagement | Sicherheitsbeauftragter | |
| Compliance-Erklärung | Bestätigung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben | Anti-Korruption, Arbeitsrecht, Datenschutz | Hoch | Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften | Rechtsabteilung |
Mögliche Fragen, die Anbietern zur Klärung der Anforderungen gestellt werden können.
| Bezeichnung (Frage) | Frage | Beschreibung | Kategorie | Zweck der Frage | Verantwortlicher | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Serviceabdeckung | Welche Standorte decken Sie mit Ihren Dienstleistungen ab? | Ziel ist es, die Abdeckung aller relevanten Standorte zu sichern. | Leistungsspektrum | Sicherstellung der Verfügbarkeit für alle Standorte | Einkaufsabteilung | Ggf. können Standorte variieren |
| Qualifikationen des Reinigungspersonals | Welche Qualifikationen hat Ihr Reinigungspersonal? | Ermittlung der Fachkenntnisse des Personals. | Personalqualität | Sicherstellung der Qualität der Dienstleistungen | Qualitätsmanagement | Zertifikate benötigt |
| Reaktionszeiten bei Notfällen | Wie schnell können Sie auf Notfälle wie Wasserlecks reagieren? | Ermittlung der Reaktionszeit in Notfällen. | Servicelevel | Sicherstellung der Sicherheit und schnellen Problemlösung | Facility Manager | SLA Vereinbarung wünschenswert |
| Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit | Welche umweltfreundlichen Reinigungsmittel verwenden Sie? | Fokus auf nachhaltige Produkte und Umweltverträglichkeit. | Nachhaltigkeit | Minimierung der Umweltbelastung durch den Dienstleister | Einkaufsabteilung | Ggf. Zertifikate erforderlich |
| Dokumentation der Leistungen | Wie dokumentieren Sie die erbrachten Dienstleistungen? | Wichtig zur Nachverfolgbarkeit der erbrachten Leistungen. | Prozesskontrolle | Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit aller Arbeiten | Facility Manager | Digitale Berichte bevorzugt |
| Sicherheitsstandards | Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Sicherheitsvorgaben einhalten? | Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften. | Sicherheit | Minimierung von Risiken für Mitarbeiter und Gebäude | Sicherheitsbeauftragter | Regelmäßige Schulungen |
| Flexibilität bei Leistungserweiterungen | Wie flexibel sind Sie bei der Erweiterung des Dienstleistungsumfangs? | Bedarf an flexiblen Anpassungen je nach Unternehmenswachstum. | Flexibilität | Anpassungsfähigkeit des Dienstleisters auf Nachfrage | Einkaufsabteilung | Optionale Zusatzleistungen |
| Erfahrung mit ähnlichen Kundenprojekten | Haben Sie bereits mit ähnlichen Unternehmen im Maschinenbau zusammengearbeitet? | Erfahrungswerte für Branchen-Spezifität. | Referenzen | Auswahl eines geeigneten Partners mit Branchenerfahrung | Einkaufsabteilung | Referenzen anfordern |
| Qualitätskontrolle und Audits | Wie stellen Sie die Qualität Ihrer Dienstleistungen sicher? | Informationen über interne oder externe Qualitätskontrollen. | Qualitätssicherung | Sicherstellung gleichbleibender Qualität | Qualitätsmanagement | Ggf. Vor-Ort-Audits |
| Digitalisierung der Prozesse | Bieten Sie digitale Plattformen zur Kommunikation und Leistungserfassung an? | Technologische Möglichkeiten zur Optimierung der Zusammenarbeit. | Digitalisierung | Verbesserung der Effizienz durch technologische Lösungen | IT-Abteilung | Schnittstellen anfragen |
Fragen, die von den Anbietern während der Angebotsphase gestellt wurden und die entsprechenden Antworten.
| Bezeichnung (Frage) | Frage | Datum des Eingangs | Antwort | Datum der Antwort | Bearbeiter | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reinigungshäufigkeit | Wie oft sind die Sanitäranlagen zu reinigen? | 05.02.2024 | Die Sanitäranlagen sind täglich (Mo-Fr) und bei Bedarf an Samstagen zu reinigen. | 07.02.2024 | Herr Müller | Beantwortet |
| Sicherheitsanforderungen | Sind spezielle Sicherheitsnachweise erforderlich, um Zugang zum Maschinenhallenbereich zu erhalten? | 06.02.2024 | Ja, ein Sicherheitsbriefing sowie ein aktueller Nachweis über eine Sicherheitsunterweisung sind Voraussetzung. | 08.02.2024 | Frau Schmitz | Beantwortet |
| Materialbereitstellung | Werden die Reinigungsmaterialien vom Auftraggeber oder vom Dienstleister gestellt? | 07.02.2024 | Die Reinigungsmaterialien sind vom Dienstleister zu stellen. Spezielle Produkte müssen jedoch mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. | 09.02.2024 | Herr Müller | Beantwortet |
| Zugang zu Außenbereichen | Wie sind die Außenbereiche für die Gartenpflege zugänglich? | 08.02.2024 | Zugang erfolgt über das Haupttor, welches mit einem RFID-System ausgestattet ist. Der Dienstleister erhält für die Vertragsdauer eine Zugangsberechtigung. | 10.02.2024 | Frau Schmitz | Beantwortet |
| Reinigungszeitfenster | Gibt es bestimmte Zeiten, in denen keine Reinigungsarbeiten stattfinden dürfen? | 10.02.2024 | Ja, in den Produktionsbereichen sind Reinigungsarbeiten nur nach Produktionsende (ab 18 Uhr) zulässig, um Störungen im Produktionsprozess zu vermeiden. | 12.02.2024 | Herr Müller | Beantwortet |
| Sonderreinigungen | Wie sollen Sonderreinigungen, z. B. nach Veranstaltungen, abgerechnet werden? | 11.02.2024 | Sonderreinigungen werden nach Aufwand zu den vertraglich vereinbarten Stundensätzen abgerechnet. Eine Abstimmung erfolgt im Voraus. | 13.02.2024 | Frau Schmitz | Beantwortet |
| Personalplanung | Ist es möglich, das Reinigungs- und Wartungspersonal in festgelegten Teams einzusetzen? | 12.02.2024 | Ja, wir bevorzugen feste Teams für die einzelnen Aufgabenbereiche, um eine höhere Effizienz und bessere Qualität sicherzustellen. | 14.02.2024 | Herr Müller | Beantwortet |
| Winterdienst | Gibt es besondere Anforderungen für den Winterdienst, z. B. feste Einsatzzeiten oder bestimmte Materialien? | 13.02.2024 | Der Winterdienst ist von 5:00 bis 8:00 Uhr morgens zu gewährleisten. Umweltfreundliches Streugut ist zu verwenden. | 15.02.2024 | Frau Schmitz | Beantwortet |
Kommunikationsschritte zwischen Auftraggeber und Anbietern.
| Anbieter & Bezeichnung | Beschreibung der Kommunikation | Richtung | Ergebnis | Aufgaben | Bearbeiter | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anbieter A (Facility Experts GmbH) | Erstes Gespräch: Vorstellung des Bedarfs an Gebäudedienstleistungen, insbesondere Reinigung, Wartung und Sicherheitsdienste. | Auftraggeber → Anbieter | Anbieter hat Informationsmaterial zurückgesendet und eine Bedarfsanalyse angeboten. | Detailabsprache zur Bedarfsanalyse vereinbaren | Herr Müller (Einkauf) | Offen |
| Anbieter B (CleanPro Services) | Anfrage für ein detailliertes Angebot zur Gebäudereinigung. | Auftraggeber → Anbieter | Anbieter hat ein Angebot mit Kostenschätzung geschickt. | Angebot prüfen und Rückfragen formulieren | Frau Schulz (Einkauf) | In Bearbeitung |
| Anbieter A (Facility Experts GmbH) | Nachbesprechung der Bedarfsanalyse und Diskussion möglicher Anpassungen im Leistungsumfang. | Anbieter → Auftraggeber | Anpassungen im Leistungsumfang vereinbart, Anbieter erstellt angepasstes Angebot. | Angebot abwarten | Herr Müller (Einkauf) | In Bearbeitung |
| Anbieter C (GreenTech Maintenance) | Kontaktaufnahme durch Anbieter, Vorstellung eines nachhaltigen Wartungskonzepts für die Klimaanlagen. | Anbieter → Auftraggeber | Interesse an nachhaltigem Konzept geweckt, Entscheidung für weitere Gespräche getroffen. | Termin für Folgegespräch festlegen | Frau Schulz (Einkauf) | Offen |
| Anbieter B (CleanPro Services) | Klärung von offenen Fragen zur Reinigungsfrequenz und Flexibilität der Arbeitszeiten. | Auftraggeber ↔ Anbieter | Anbieter bietet flexiblere Konditionen und aktualisiert das Angebot. | Aktualisiertes Angebot prüfen | Herr Müller (Einkauf) | In Bearbeitung |
| Anbieter A (Facility Experts GmbH) | Finales Angebot nach Anpassung besprochen und finale Preise verhandelt. | Auftraggeber ↔ Anbieter | Anbieter stimmt den verhandelten Konditionen zu, Vertrag wird vorbereitet. | Vertrag prüfen und vorbereiten | Herr Müller (Einkauf) | In Vorbereitung |
| Anbieter C (GreenTech Maintenance) | Folgegespräch zu nachhaltigem Wartungskonzept, technische Details besprochen. | Anbieter → Auftraggeber | Anbieter schickt detaillierte technische Unterlagen zur Prüfung. | Technische Unterlagen prüfen | Frau Schulz (Einkauf) | Offen |
Häufig gestellte Fragen und die dazugehörigen Antworten.
| Bezeichnung (Frage) | Frage | Antwort | Kategorie | Verantwortlicher | Zuletzt aktualisiert | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Leistungsumfang | Welche Dienstleistungen sind im Gesamtpaket enthalten? | Das Gesamtpaket umfasst Reinigung, Wartung der technischen Anlagen, Sicherheitsdienst und Gartenpflege. | Leistungsumfang | Facility Management Leiter | 15.09.2024 | Aktiv |
| Service-Level-Agreement (SLA) | Welche Reaktionszeiten werden für Wartungsarbeiten garantiert? | Es wird eine Reaktionszeit von 24 Stunden bei nicht-dringenden Problemen und von 2 Stunden bei dringenden technischen Störungen garantiert. | Vertragsdetails | Projektleiter Einkauf | 12.09.2024 | Aktiv |
| Kostenübersicht | Gibt es versteckte Kosten oder Zusatzkosten? | Nein, alle Kosten sind im Angebot detailliert aufgelistet. Etwaige Zusatzkosten sind vorher abzustimmen und werden nur bei Zusatzleistungen erhoben. | Kostenmanagement | Finanzabteilung | 10.09.2024 | Aktiv |
| Kommunikation | Wie erfolgt die Kommunikation mit dem Dienstleister? | Es gibt wöchentliche Statusmeetings sowie ein digitales Ticket-System für die Meldung und Nachverfolgung von Problemen. | Kommunikation | Projektleiter Einkauf | 14.09.2024 | Aktiv |
| Personalqualifikation | Welche Qualifikationen haben die Mitarbeiter des Dienstleisters? | Alle Mitarbeiter sind für ihre jeweiligen Aufgaben zertifiziert und erhalten regelmäßig Schulungen, um auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben. | Qualitätssicherung | Facility Management Leiter | 11.09.2024 | Aktiv |
| Vertragslaufzeit | Wie lange ist die Laufzeit des Vertrags? | Die Vertragslaufzeit beträgt 3 Jahre mit der Option auf eine Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr. | Vertragsdetails | Juristische Abteilung | 08.09.2024 | Aktiv |
| Nachhaltigkeit | Werden umweltfreundliche Reinigungsmittel verwendet? | Ja, es werden ausschließlich zertifizierte, umweltfreundliche Reinigungsmittel verwendet. | Nachhaltigkeit | Facility Management Leiter | 13.09.2024 | Aktiv |
| Eskalationsprozess | Wie ist der Eskalationsprozess im Falle von Problemen definiert? | Bei Problemen gibt es einen dreistufigen Eskalationsprozess: 1. Meldung an den operativen Ansprechpartner, 2. Einschaltung des Projektleiters, 3. Eskalation an die Geschäftsleitung. | Problemlösung | Projektleiter Einkauf | 15.09.2024 | Aktiv |
| Leistungsüberprüfung | Wie wird die Qualität der Dienstleistung überprüft? | Die Qualität wird über monatliche Audits und regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Dienstleister sichergestellt. | Qualitätssicherung | Qualitätsmanagement | 14.09.2024 | Aktiv |
| Kündigung | Unter welchen Bedingungen kann der Vertrag vorzeitig gekündigt werden? | Der Vertrag kann bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen durch den Dienstleister mit einer Frist von 4 Wochen gekündigt werden. | Vertragsdetails | Juristische Abteilung | 09.09.2024 | Aktiv |
Strategie und Zielsetzungen für die bevorstehenden Verhandlungen.
| Bezeichnung (Strategie) | Beschreibung | Ziel | Taktische Ansätze | Alternative Optionen | Herausforderungen | Risiken |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Paketbündelung | Die verschiedenen Dienstleistungen (Reinigung, Sicherheitsdienst, Gartenpflege) werden als Gesamtpaket verhandelt, um bessere Konditionen zu erhalten. | Kostenreduktion um 15 % gegenüber Einzelvergabe. | Rabattforderungen bei Vertragsabschluss, Verweis auf zukünftige Kooperationen. | Einzelvergabe an spezialisierte Anbieter. | Häufige Absprache zwischen Dienstleistern erforderlich. | Risiko einer möglichen Abhängigkeit von einem Anbieter und erhöhte Kosten bei einer schlechten Leistungsqualität. |
| Leistungsgarantie | Sicherstellen, dass die Dienstleister eine hohe Servicequalität garantieren, mit klar definierten KPIs. | Qualitätsverbesserung und Servicezuverlässigkeit. | Forderung einer Leistungsvereinbarung (SLA) mit Vertragsstrafen bei Nichteinhaltung. | Probezeit für die Dienstleister, Test der Dienstleistungen. | Definierung und Messung der KPIs kann komplex sein. | Risiko, dass Anbieter nicht zustimmen oder Vertragsstrafen ausverhandeln wollen. |
| Konkurrenzvergleich | Vergleich der Angebote von mindestens drei Dienstleistern und Einbeziehung von Benchmark-Daten. | Sicherstellung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. | Offene Kommunikation über Konkurrenzangebote, Einforderung von Bietverbesserungen. | Wechsel zu alternativen Dienstleistern bei schlechter Verhandlungsbasis. | Komplexität durch unterschiedliche Vertragsmodelle und Leistungsumfänge. | Risiko der Verärgerung eines potenziellen Partners und Verlust eines guten Angebots. |
| Langfristiger Vertrag | Abschluss eines langfristigen Vertrags, um Preisstabilität und Kontinuität der Dienstleistungen zu gewährleisten. | Stabile Preise über 3-5 Jahre und eine verlässliche Zusammenarbeit. | Angebot von Laufzeitverlängerungen und festgeschriebenen Preiserhöhungen in einem engen Rahmen. | Kürzerfristiger Vertrag zur Reduktion des Risikos bei schlechter Performance. | Verpflichtung für eine lange Laufzeit, mögliche Vertragsänderungen schwer umsetzbar. | Risiko einer schlechten Performance, die über einen langen Zeitraum möglicherweise nicht flexibel genug korrigiert werden kann. |
| Partnerschaftliche Zusammenarbeit | Aufbau einer langfristigen, partnerschaftlichen Beziehung mit einem bevorzugten Anbieter. | Höhere Flexibilität und Vertrauen, bessere individuelle Anpassung der Leistungen. | Regelmäßige Feedbackschleifen, Einbeziehung des Anbieters in strategische Planungen. | Wechsel zu einem anderen Anbieter nach dem ersten Jahr bei Unzufriedenheit. | Abhängigkeit von der Beziehung zu einem einzelnen Anbieter. | Risiko, dass Anbieter Abhängigkeit ausnutzt oder sich nicht ausreichend verbessert. |
Von den Anbietern angebotenen Konditionen und Bedingungen.
| Anbieter | Beschreibung | Angebotener Preis | Zusatzkosten | Vertragslaufzeit | Bedingungen | Garantien |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gebäudeservice Plus | Komplettpaket für Reinigung, Wartung, und Sicherheitsdienst | 120.000 € / Jahr | 5.000 € für zusätzliche Sonderreinigungen | 3 Jahre | Preisbindung für die ersten 2 Jahre, monatliche Zahlung | 24/7 Verfügbarkeit des Sicherheitsteams, 2 Jahre Garantie auf Wartungsarbeiten |
| CleanMaster GmbH | Reinigung und Instandhaltung | 100.000 € / Jahr | 2.000 € für Verbrauchsmaterialien | 2 Jahre | Jährliche Preisanpassung möglich, halbjährliche Zahlung | 100% Zufriedenheitsgarantie, Ersatzteam innerhalb von 24 Stunden bei Krankheitsausfällen |
| Facility Experts | Reinigung, Grünflächenpflege, Winterdienst | 130.000 € / Jahr | 3.500 € für Spezialreinigungen (Fenster, Fassaden) | 4 Jahre | Preisnachlass von 10% bei Vertragsverlängerung, jährliche Zahlung | Garantie auf Reaktionszeit bei Winterdienst innerhalb von 3 Stunden |
| Hausmeister Pro | Hausmeister- und Reinigungsservice | 115.000 € / Jahr | Keine | 3 Jahre | 6 Monate Kündigungsfrist, vierteljährliche Zahlung | 1 Jahr Garantie auf alle technischen Wartungen, 5% Preisreduktion bei Störungen durch Dienstleister |
Verhandlungsgespräche und deren Ergebnisse.
| Anbieter & Verhandlungstag | Beschreibung | Thema | Vereinbarungen | Offene Punkte | Nächste Schritte | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anbieter A, 01.10.2024 | Erstes Gespräch zur Definition des Leistungsumfangs | Reinigung und Winterdienst | Anbieter A bestätigt umfassende Reinigungsdienstleistungen inklusive Flexibilität bei saisonalen Schwankungen | Klärung der möglichen Einsatzzeiten für Winterdienst | Anbieter A wird detaillierte Einsatzpläne bis zum 07.10.2024 zusenden | In Bearbeitung |
| Anbieter B, 03.10.2024 | Diskussion der Preisstruktur und Zahlungsmodalitäten | Kostengestaltung | Anbieter B bietet 5% Rabatt bei Vertragsbindung über 3 Jahre | Prüfung möglicher Zusatzkosten für Spezialreinigungen | Anbieter B sendet bis 10.10.2024 eine Kostenaufstellung für Sonderleistungen | In Bearbeitung |
| Anbieter C, 05.10.2024 | Vorstellung des Konzeptes zur nachhaltigen Gebäudereinigung | Nachhaltigkeit & Umweltfreundlichkeit | Anbieter C verpflichtet sich zu Verwendung von biologisch abbaubaren Reinigungsmitteln | Evaluierung der ökologischen Zertifizierungen | Anbieter C übermittelt Nachweise zu Nachhaltigkeitszertifikaten bis zum 08.10.2024 | In Bearbeitung |
| Anbieter A, 08.10.2024 | Zweites Gespräch zu Vertragsbedingungen | Vertragsgestaltung | Anbieter A erklärt sich bereit, flexible Kündigungsfristen von 3 Monaten anzubieten | Klärung der Versicherung für Mitarbeiter im Schadensfall | Anbieter A wird die entsprechenden Versicherungsdokumente vorlegen | In Bearbeitung |
| Anbieter B, 10.10.2024 | Besprechung der Qualitätssicherungsprozesse | Qualitätskontrolle | Anbieter B bietet monatliche Qualitätsberichte und regelmäßige Begehungen durch einen Supervisor an | Abstimmung zur Terminierung der Begehungen | Anbieter B schlägt mögliche Termine bis zum 15.10.2024 vor | In Bearbeitung |
| Anbieter C, 12.10.2024 | Endgültige Verhandlung der Preiskonditionen | Preisanpassungen | Anbieter C bietet dynamische Anpassung der Preise basierend auf Verbrauchsmengen an | Detailvereinbarungen zu Nachverhandlungen bei Verbrauchsschwankungen | Anbieter C sendet einen entsprechenden Vertragsentwurf bis zum 14.10.2024 | In Bearbeitung |
Überprüfung und Bewertung der erbrachten Dienstleistungen der Dienstleister.
| Dienstleister & Vertrag | Datum | Leistungskriterien | Abweichungen | Maßnahmen | Verantwortlicher | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reinigungsdienst ABC GmbH | 01.10.2024 | Reinigung der Produktionshallen | Verspätete Durchführung an 3 Terminen | Zusätzliche Schulung des Reinigungsteams für die termingerechte Arbeitserfüllung | Facility Manager Herr Müller | In Bearbeitung |
| Landschaftspflege XY Services | 15.09.2024 | Pflege der Außenanlagen (Rasenmähen, Sträucher schneiden) | Verpasste Pflege der Hecken in der zweiten Septemberwoche | Nachbesserung im Oktober vereinbart, zusätzliche monatliche Checkliste eingeführt | Frau Schmidt, Dienstleistungseinkauf | Abgeschlossen |
| Sicherheitsdienst SafeProtect AG | 10.11.2024 | Kontrolle des Zutritts, Alarmüberwachung | Fehlender Wachmann in der Nachtschicht | Anpassung des Schichtplans, Einstellung von Ersatzpersonal | Herr Becker, Sicherheitskoordination | Offen |
| Wartungsdienst KLIMApro GmbH | 20.10.2024 | Wartung der Klimaanlage | Mangelnde Dokumentation der Wartungsberichte | Erstellung einer neuen, digitalisierten Dokumentationsroutine | Frau Krüger, Gebäudeverwaltung | In Bearbeitung |
| Entsorgungsdienst GreenCollect | 05.11.2024 | Regelmäßige Abholung von Abfällen und Recyclingmaterialien | Mehrere verspätete Abholungen | Strafgebühren vereinbart, Gespräch zur Verbesserung der Kommunikation abgehalten | Herr Lehmann, Nachhaltigkeitsmanagement | Abgeschlossen |
Bewertung der Leistung der Dienstleister nach festgelegten Kriterien.
| Dienstleister & Vertrag | Beschreibung | Datum | Bewertungsergebnis | Verbesserungsvorschläge | Benchmarking | Verantwortlicher |
|---|---|---|---|---|---|---|
| GreenClean GmbH - Gebäudereinigung | Regelmäßige Unterhaltsreinigung der Produktions- und Büroflächen. | 15.03.2024 | Gut | Verbesserung der Flexibilität bei kurzfristigen Anfragen. | 10% effizienter im Vergleich zu Konkurrenz. | Hans Müller |
| SecureGuard - Sicherheitsdienst | Sicherheitsüberwachung und Zugangskontrollen für das Firmengelände. | 20.03.2024 | Sehr Gut | Erweiterung der Schulungen im Umgang mit Besuchern. | Vergleichsweise beste Kundenzufriedenheit in der Region. | Julia Schmidt |
| GardenExperts - Garten- und Landschaftspflege | Pflege der Außenanlagen und Begrünungen. | 10.03.2024 | Befriedigend | Verbesserung der Pünktlichkeit und regelmäßige Berichterstattung über Pflegearbeiten. | 5% teurer als Konkurrenz, jedoch bessere Pflanzenqualität. | Michael Köhler |
| FreshAir - Lüftungssysteme Wartung | Wartung der Lüftungsanlagen und Filtersysteme im gesamten Gebäude. | 05.03.2024 | Sehr Gut | Erhöhung der Transparenz bei Ersatzteilkosten. | Bester Wert bei Systemausfallzeiten im Vergleich zu ähnlichen Dienstleistern. | Sabine Weber |
| FastFix - Reparaturdienste | Kleinreparaturen an der Infrastruktur, z.B. Türen, Fenster, Sanitäranlagen. | 18.03.2024 | Gut | Schnellerer Austausch bei Ersatzteilen wünschenswert. | 15% schnellere Reaktionszeit als Durchschnitt. | Markus Braun |
| WasteControl - Abfallmanagement | Regelmäßige Entsorgung und Recycling von Produktionsabfällen. | 25.03.2024 | Sehr Gut | Einführung von Recycling-Schulungen für Mitarbeiter. | 20% höhere Recyclingquote als Benchmark. | Anna Fischer |
| CleanDrive - Parkplatzreinigung | Reinigung des Firmenparkplatzes inklusive Winterdienst. | 12.03.2024 | Befriedigend | Verbesserung der Kommunikation bei wetterbedingten Änderungen. | Durchschnittliche Servicezeit, jedoch hohe Kundenzufriedenheit. | Stefan Meier |
Weiterentwicklung und Optimierung der Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
| Lieferant & Vertrag | Beschreibung | Entwicklungsziel | Erfolgskennzahlen | Aktueller Stand | Maßnahmenplan | Zeithorizont |
|---|---|---|---|---|---|---|
| FacilityClean GmbH (Reinigungsdienste) | Regelmäßige Reinigung der Produktionshallen und Büroräume | Verbesserung der Reinigungsqualität und Senkung der Reklamationen | Reduktion der Beschwerden um 20%, Erhöhung der Kundenzufriedenheit um 15% | Beschwerden wurden um 10% reduziert, aktuelle Zufriedenheit liegt bei 75% | Einrichtung monatlicher Feedbackgespräche, Schulung der Reinigungskräfte | 6 Monate |
| GartenPro (Grünanlagenpflege) | Pflege der Grünanlagen und Landschaftsgestaltung rund um das Werksgelände | Effizientere Pflege der Grünanlagen, Kostensenkung durch bessere Einsatzplanung | Senkung der Pflegekosten um 10%, Steigerung der optischen Bewertung auf 4 von 5 Sternen | Erste Kosteneinsparungen erreicht, optische Bewertung bei 3,5 Sternen | Optimierung des Pflegeplans, Schulung des Personals in nachhaltiger Pflege | 4 Monate |
| SicherWert AG (Sicherheitsdienst) | Sicherheitsdienst für Werksgelände, Überwachung der Eingangskontrollen | Erhöhung der Sicherheitsstandards, Verkürzung der Wartezeit bei Eingangskontrollen | Reduktion der Wartezeiten um 15%, keine Sicherheitsvorfälle | Wartezeiten reduziert, keine sicherheitsrelevanten Vorkommnisse | Optimierung der Kontrollprozesse durch Einsatz moderner Scanner | 3 Monate |
| TechMaintenance (Wartung technischer Anlagen) | Wartung und Instandhaltung der Heizungs-, Kühl- und Lüftungssysteme | Verbesserung der Reaktionszeiten bei Störungen, Erhöhung der Anlagenverfügbarkeit | Reduzierung der Ausfallzeiten um 30%, Erhöhung der Kundenzufriedenheit um 20% | Reaktionszeit wurde um 20% verbessert, Kundenzufriedenheit bei 80% | Einsatz eines digitalen Ticketsystems zur besseren Übersicht über Störungsmeldungen | 5 Monate |
| GreenEnergy Solutions (Energie- und Abfallmanagement) | Beratung und Umsetzung im Bereich Abfallmanagement und Energieeinsparung | Reduzierung der Abfallkosten, Erhöhung des Recyclinganteils | Reduktion der Abfallkosten um 10%, Recyclingquote auf 60% erhöhen | Erste Einsparungen sichtbar, Recyclingquote bei 55% | Implementierung eines Monitoring-Systems, Schulung der Mitarbeiter zum Thema Recycling | 8 Monate |