Leistungsbeschreibung: Voranalyse zur Ermittlung der Anforderungen an ein elektronisches Fallbearbeitungssystem

für

Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

nachfolgend Auftraggeber

Einleitung

Diese Anlage enthält die folgenden Kapitel:

Leistungsdarstellung (Kapitel 2): Beschreibungen der Leistungen

Verteilung der Aufgaben und Zuständigkeiten (Kapitel 3): Bestandteil der Leistungsbeschreibung ist die in diesem Dokument beschriebene Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Erläuterungen (Kapitel 4): Erläuterung der VDBI Tabelle.

Leistungsgegenstand

Bei der Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit (HmbBfDI) soll die papierbasierte Fallbearbeitung durch ein elektronisches Fallbearbeitungssystem abgelöst werden.

Zur Auswahl des Fallbearbeitungssystems sollen in einer Voranalyse

  • der Prozess zur Fallbearbeitung erhoben und analysiert,
  • die fachlichen Anforderungen an das Fallbearbeitungssystem ermittelt und
  • ein Abgleich mit verfügbaren Lösungen durchgeführt

werden.

Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Voranalyse zur Einführung eines IT-gestützten Fallbearbeitungssystems bei der HmbBfDI.

Mitwirkungspflichten

Die vom Auftragnehmer zugesagten Leistungen erfolgen auf Anforderung des Auftraggebers. Es sind die folgenden Mitwirkungs- und Bereitstellungsleistungen des Auftraggebers erforderlich:

Projektmanagement und -umsetzung

  • Teilnahme an den erforderlichen Abstimmungsterminen auf Entscheidungsebene
  • Projektplanung und -auftrag (Beauftragung, Durchführung und Abnahme des Projektes)
  • Ggf. Einbindung von EntscheidungsträgerInnen an den Workshops
  • Beistellung der notwendigen Informationen und Teilnahme an Workshops zur Voranalyse
  • Freigabe der notwendigen Ressourcen zur Mitarbeit im Projekt
  • Unterstützung beim Stakeholder und beim Risikomanagement

Akzeptanzmanagement

  • Bekanntmachung des Vorhabens in allen erforderlichen Gremien
  • Sicherstellung der erforderlichen Zustimmungen in diesen Gremien
  • Informieren/Erstellen von Informationsmaterial für die betroffenen MitarbeiterInnen des Auftraggebers

Anforderungs- und Nachforderungsmanagement

  • Teilnahme am Changemanagement
  • Freigabe von Spezifikationen zur Umsetzung der Anforderungen

Leistungsdarstellung

Der Auftragnehmer ist berechtigt, zur Leistungserbringung Subunternehmer einzubinden.

Projektinitialisierung

Zur Projektinitialisierung stimmen Auftragnehmer und Auftraggeber Projektauftrag und –ziele ab, besetzen jeweils die Rollen Projektleitung und stellen das Projektteam zusammen.

Der Auftraggeber stellt den Schutzbedarf des Schriftguts fest und dokumentiert das maximale Schutzniveau. Hier kann der Auftragnehmer optional unterstützen.

Der Auftraggeber belegt die Rolle zur Abnahme der Arbeitsergebnisse.

Projektmanagement

Die Projektleitung erstellt eine detaillierte Projektplanung, die grundsätzlich die folgenden Dokumente umfasst:

  • Projektplan inkl. Ressourcen- und ggf. Finanzplanung
  • Risikomanagement
  • Stakeholder-Management
  • Projektstatusbericht
  • Offene-Punkte-Liste

Die Projektplanung wird kontinuierlich aktualisiert und der für die Abnahme zuständigen Person vorgelegt.

Projektumsetzung

Ermittlung der technischen Anforderungen

Auftraggeber und Auftragnehmer stimmen einen Fragebogen zur Ermittlung der vorhandenen IT-Ausstattung an den Standorten des HmbBfDI ab. Der Fragebogen werden vom Auftraggeber im HmbBfDI verteilt; die Zuständigkeit für das termingerechte Ausfüllen des Fragebogens liegt beim Auftraggeber.

Die Rückmeldungen zum Fragebogen werden im Projekt ausgewertet; es werden die technischen Anforderungen an des elektronische Fallbearbeitungssystem erhoben, mit dem Auftraggeber abgestimmt und von diesem abgenommen.

Prozesserhebung und -optimierung

Der Prozess zur Fallbearbeitung wird in einer Workshop-Reihe gemeinsam vom Auftraggeber und Auftragnehmer erhoben und vom Auftragnehmer modelliert. Der Auftragnehmer ermittelt Optimierungspotentiale, die sich durch die Digitalisierung des Prozesses ergeben und modelliert den sich daraus ergebenden SOLL-Prozess.

Der Auftragnehmer stimmt das Optimierungspotential und den SOLL-Prozess mit dem Auftraggeber ab; der Auftraggeber bestätigt den SOLL-Prozess durch Abnahme.

Ermittlung der fachlichen Anforderungen

Der Auftragnehmer identifiziert die fachlichen Anforderungen, die das elektronische Fallbearbeitungssystem zur Umsetzung des SOLL-Prozesses und zur Abdeckung des maximalen Schutzniveaus erfüllen muss. Er stimmt diese Anforderungen mit dem Auftraggeber ab.

Abgleich mit vorhandenen Lösungen

Nach Abnahme der technischen und fachlichen Anforderungen durch den Auftraggeber gleicht der Auftragnehmer die Anforderungen mit verfügbaren Lösungen ab und weist jeweils vorhandene Defizite und Handlungsbedarfe aus.

Der Auftragnehmer dokumentiert das Ergebnis, stimmt es mit dem Auftraggeber ab und erstellt gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Emfehlung zum weiteren Vorgehen.

Projektabschluss

Das Projekt erstellt einen Abschlussbericht, in dem die Arbeitsergebnisse, der Abgleich mit dem Projektauftrag und den dort definierten Zielen sowie der identifizierte Handlungsbedarf dokumentiert werden.

Die Projektleitung präsentiert den Abschlussbericht der für die Abnahme zuständigen Person und legt ihn zur Abnahme vor.

Mit der Unterschrift des Projektabschlussberichts durch die zuständige Person wird die Projektgruppe entlastet, die Projektarbeit beendet und das Projektteam aufgelöst.

Verteilung der Aufgaben und Zuständigkeiten

Aufgaben und Zuständigkeiten bei der Projektinitialisierung

  • Projektauftrag und –ziele abstimmen
  • Rolle Projektleitung besetzen
  • Projektteam zusammenstellen
  • Schutzbedarf Schriftgut feststellen und max. Schutzniveau dokumentieren

Aufgaben und Zuständigkeiten im Projektmanagement

  • Mitwirkungspflichten wahrnehmen
  • Projektplan inkl. Ressourcen- und ggf. Finanzplan erstellen
  • Aufgabenerledigung überwachen
  • Risiko- und Stakeholdermanagement durchführen
  • Koordination, Organisation, Ergebnisdokumentation und -kommunikation der Sitzungen und Workshops
  • Steuerung der Aufgaben des Auftraggebers
  • Steuerung der Aufgaben des Auftragnehmers
  • Arbeitsergebnisse abnehmen

Aufgaben und Zuständigkeiten in der Projektumsetzung

Ermittlung der technischen Anforderungen

  • Fragebogen zur Ermittlung der IT-Ausstattung erstellen
  • Fragebogen zur Ermittlung der IT-Ausstattung abstimmen
  • Fragebogen verteilen und ausfüllen
  • Rückmeldungen zum Fragebogen auswerten und technische Anforderungen ermitteln
  • Workshop zur Abstimmung der technischen Anforderungen durchführen

Prozesserhebung und -optimierung

  • Workshops zur Erhebung des IST-Prozesses zur fallbearbeitung durchführen
  • IST-Prozess modellieren
  • Optimierungspotential identifizieren und SOLL-Prozess modellieren
  • Workshop zur Abstimmung des Optimierungspotentials und des SOLL-Prozesses durchführen

Ermittlung der fachlichen Anforderungen

  • Fachliche Anforderungen an elektronisches Fallbearbeitungssystem identifizieren
  • Workshop zur Abstimmung der fachlichen Anforderungen durchführen

Abgleich mit vorhandenen Lösungen

  • Abgleich der technischen und fachlichen Anforderungen mit vorhandenen Lösungen, vorhandene Defizite und Handlungsbedarf dokumentieren
  • Workshop zur Abstimmung des Abgleichs, der identifizierten Defizite und Handlungsbedarfe
  • Empfehlungsdokument zum weiteren Vorgehen erstellen

Projektabschluss

  • Projektabschlussbericht erstellen
  • Abschlussbericht dem Projektauftraggeber präsentieren und zur Abnahme vorlegen
  • Projektgruppe entlasten, Projektteam auflösen