Intrenion

IT-Einkauf-Vorgehensmodell

IT-Einkauf-Vorgehensmodell

Reifegrad-Analyse

Die Reifegrad-Analyse dient der Feststellung der Reifegrade verschiedener Management-Prozesse und einer allgemeinen Situationsanalyse.

Folgende Dokumente sind zu erstellen:

  1. Situationsanalyse (unter Einbeziehung der aktuellen strategischen Partner
  2. Reifegrad-Analyse-Ergebnis (unter Einbeziehung der aktuellen strategischen Partner)
  3. Aktivitäten-Backlog (nach Abstimmung mit strategischen Partnern)

Folgende exemplarische Fragen sind zu stellen:

  1. Welche sind die drängendsten Herausforderungen der Einkaufsorganisation?
  2. Welchen Reifegrad besitzt die Organisation in einkaufsrelevanten Prozessbereichen?
  3. Welche Aktivitäten sind kurz-, mittel-, und langfristig durchzuführen?

Strategie

Die Strategiephase dient der Festlegung grundsätzlicher Entscheidungen in der Organisation in Bezug auf den IT-Einkauf.

Folgende Dokumente sind zu erstellen:

  1. Organisationsstrategie
  2. Technologie-/IT-/Digital-Strategie
  3. IT-Einkaufsstrategie (engl. “sourcing strategy”)
  4. Weitere verwandte konzeptionelle Dokumente (bspw. Prozessmanagement, Informationsmanagement) (Partner, bestehende Lieferanten)

Folgende exemplarische Fragen sind zu stellen:

  1. Was “liefert” die Organisation?
  2. Welche Technologien möchte die Organisation intern/extern entwickeln?
  3. Wie sollen externe Leistungen auf verschiedene Lieferanten aufgeteilt werden? (Service-Schnitt)
  4. Wie erfolgt das Informations- und Prozessmanangement in der Organisation und in der Zusammenarbeit mit Lieferanten?

Transaktion

Die Transaktionsphase dient der Suche Evaluaition und Kontrahierung eines oder mehrerer Lieferanten für einen oder mehrere Leistungsbereiche.

Folgende Dokumente sind zu erstellen:

  1. Ergebnis der Markterkundung
  2. Request for information + Ergebnis (mögliche Logistik-Partner und andere Dienstleister für Distriution)
  3. Transaktionsprozess und -projektplan
  4. Request for quote/proposal/solution (Prozesswahl nach Abstimmung mit Stakeholdern)
  5. Gesammelte Stakeholder-Entscheidungen
  6. Lieferantenvertrag und Anhänge

Folgende exemplarische Fragen sind zu stellen:

  1. Welche Leistungen bietet der Markt?
  2. Welche Lieferanten kommen in Frage?
  3. Wie funktioniert der Einkaufsprozess im Detail?
  4. Welche Leistungen benötigt die eigene Organisation?
  5. Was möchte die Organisation (nicht) entscheiden/einkaufen/machen?
  6. Welche rechtlichen Bedingungen sind den Stakeholdern wichtig?

Transition

Die Transitionsphase dient der Initialisierung des Vertrags und dem Beginn der Zusammenarbeit zwischen den Vertragsparteien.

Folgende Dokumente sind zu erstellen:

  1. Operative Vereinbarung
  2. IT-Management-Prozessbeschreibungen (x 3-15)
  3. Transitionsprozessbeschreibung
  4. Transititionsprojektplan

Folgende exemplarische Fragen sind zu stellen:

  1. Welche Prozesse vereinbaren die Vertragsparteien auf operativer Ebene?
  2. Wie arbeiten die Vertragspartner während der Leistungserbrngung zusammen?
  3. Welche Informationen tauschen die Vertragspartner während der Transition aus?
  4. Wie, wann, mit wem erfolgt das Transitionsprojekt?

Transformation

Die Transformationsphase dient der vertraglich vereinbarten Veränderungsumsetzung bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme und initialen Anpassung aller vereinbarten Dienste.

Folgende Dokumente sind zu erstellen:

  1. Technischer Transformationsplan
  2. Organisatorischer Veränderungsplan
  3. Backlog notwendiger Vertragsanpassungen

Folgende exemplarische Fragen sind zu stellen:

  1. Welche Dienste sind wie einzuführen, anzupassen, auszuphasen?
  2. Wie nimmt das Transformationsteam die an der Transformation mittelbar beteiligten Kollegen mit?
  3. Welche Vertragsanpassungen könnten hilfreich sein?

Bereitstellung

Die Bereitstellungsphase dient der kontinuierlichen Leistungserbringung und -verbesserung ohne wesentliche Vertrags- und Leistungsänderungen.

Folgende Dokumente sind zu erstellen:

  1. Operative IT-Management-Protokolle
  2. Operative Verbesserungsmaßnahmen
  3. Zukünftige (vertragliche) Verbesserungsmaßnahmen

Folgende exemplarische Fragen sind zu stellen:

  1. Welche Maßnahmen erfolgen während der Bereitstellung?
  2. Welche operativen Verbesserungen wären hilfreich / haben die Vertragspartner umgesetzt?
  3. Welche vertraglichen vertraglichen Änderungen wären bei einer Neubeschaffung hilfreich?

Lieferanten-Management

Das kontinuierliche (strategische) Lieferantenmanagement dient der Weiterentwicklung des Lieferantenverhältnisses auf höherer Management-Ebene im Vergleich zur operativen Zusammenarbeit.

Folgende Dokumente sind zu erstellen:

  1. Lieferanten-Management-Prozessbeschreibung
  2. Strategische Lieferanten-Management-Protokolle
  3. Innovationsvorschläge

Folgende exemplarische Fragen sind zu stellen:

  1. Wie arbeitet die Organisation mit ihren Lieferanten auf strategisch-konzeptioneller Ebene zusammen?
  2. Welche Bewertungen/Maßnahmen/Änderungen erfolgen in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten?
  3. Welche zusätzlichen (innovativen) Leistungen könnten die bestehenden Lieferanten erbringen?

Neubewertung

Die Neubewertung eines Lieferantenverhältnisses dient der Vorbereitung einer Vertragsverlängerung (falls vereinbart) bzw. einer Neuausschreibung des Leistungspakets.

Folgende Dokumente sind zu erstellen:

  1. Konsolidierte Lieferanten- und Leistungsbewertung
  2. Ergänzende Markterkundung
  3. Innovationserkenntnisse

Folgende exemplarische Fragen sind zu stellen:

  1. Wie zufrieden sit die Organisation mit der Leistungserbringung?
  2. Wie hat sich der Markt seit der letzten Markterkundung verändert?
  3. Welche neuen Technologien/Architekturen/Prozesse sind seit der letzten Ausschreibung bezugsfähig geworden?

Zeitplan

Der nachfolgende Zeitplan bezieht sich auf vergleichbare mittlere Unternehmen und stellt den Best-Case dar. Mit der reinen Analyse, Umsetzung und Dokumentation ist dieser Zeitplan einzuhalten, insbesondere auch da ich sehr schnell Ergebnisse liefere bzw. diese auf existierenden Vorlagen basieren. Verzögerungen sind meiner Erfahrung nach in der überwiegenden Anzahl auf Stakeholder-Abstimmungen zurückzuführen (Abwarten, Bedenken, Besserwissen, Kritisieren).

  1. Reifegrad-Analyse: ca. ein Monat
  2. Strategie: ca. ein Monat
  3. Transaktion: ca. zwei Monate (bei Nutzung von Standard-Verträgen und -Vertragsklauseln)
  4. Transition: ca. zwei Monate
  5. Transformation: eher kurz, da Greenfield-Lage keine große Transformation mit sich bringt
  6. Bereitstellung: Ab Mittte/Ende der Transformation
  7. Lieferantenmanagement: Paralleler Aufbau, ständige Prozessreifegraderhöhung
  8. Neubewertung: sechs-zwölf Monate vor eines jeden Vertragsendes

Der Aufbau der IT-Einkaufsfunktion, der IT-Einkaufsprozesse und des IT-Einkaufsteams erfolgt parallel mit der erstmaligen Durchführung der oben dargestellten Aktivitäten. Es erfolgt eine gemeinsame (erstmalige) Umsetzung und Funktions- bzw. Prozessaufbau anstelle eines sequentiellen Aufbaus und anschließender Umsetzung.