Christian Ullrich 03. Juni 2025
Die Organisation plant die Einführung einer selbstbetriebenen GenKI-Chatbot-Lösung, um gravierende Rückstände bei der Nutzung generativer KI aufzuholen und ihre digitale Handlungsfähigkeit nachhaltig zu stärken. Ziel ist der Erwerb einer marktverfügbaren, leistungsfähigen Lösung, die vollständig im eigenen Rechenzentrum betrieben wird und somit maximale Daten- und Betriebshoheit gewährleistet. Die geplante Lösung orientiert sich funktional an ChatGPT und soll Mitarbeiter in zentralen Aufgabenfeldern wie Recherche, Ideengenerierung und Dokumentenerstellung wirkungsvoll entlasten. Die Initiative reagiert auf konkrete Bedarfe, technologischen Wettbewerbsdruck und wachsenden Frust innerhalb der Belegschaft über ungenutztes Potenzial. Sie zielt nicht auf technologische Exzellenz, sondern auf schnelle Produktivsetzung und pragmatischen Nutzen. Die Anforderungen bleiben bewusst realistisch, um einen funktionierenden Wettbewerb zu ermöglichen. Der Fokus liegt auf Umsetzbarkeit, Effizienz und kontrollierter Integration externer Leistungen. Das Konzept basiert auf validierter Marktrecherche, klaren Evaluationskriterien und einem ambitionierten, aber machbaren Zeitplan von maximal 18 Monaten. Es fordert klare Verantwortung, entschlossene Führung und den Mut, technologische Versäumnisse durch gezieltes Handeln aufzuholen. Die Empfehlung ist eindeutig: Die Organisation soll unverzüglich in die Beschaffung einer tragfähigen GenKI-Chatbot-Lösung investieren, um Prozesse zu modernisieren und digitale Souveränität zurückzugewinnen.
Diese Beschaffungsinitiative verfolgt das Ziel, eine selbstbetriebene generative KI-Chatbot-Lösung (GenKI-Chatbot) für die Organisation zu beschaffen. Sie markiert den Startpunkt für ein strukturiertes Beschaffungsvorhaben und dient als fachlich-inhaltlicher Vorschlag für ein konkretes Projekt. Unter einem GenKI-Chatbot ist ein System mit vergleichbarer Funktionalität wie ChatGPT zu verstehen. Im Unterschied zu cloudbasierten Lösungen soll die beschaffte Software einschließlich der erforderlichen Hardware im eigenen Rechenzentrum der Organisation betrieben werden. Externe Dienstleistungen sind lediglich unterstützend vorgesehen, ohne die operative Kontrolle aus der Hand zu geben. Die Datenhoheit bleibt vollständig bei der Organisation.
Die Organisation steht vor der dringenden Aufgabe, den technologischen Anschluss im Bereich generativer KI nicht vollständig zu verlieren. Weltweit verändert diese Technologie bereits die Arbeitsweise von Millionen Menschen. Produktivitätsgewinne von über 50 Prozent sind vielfach dokumentiert. Während andere Organisationen diese Potenziale längst systematisch ausschöpfen, fehlt bislang eine vergleichbare Initiative. Mit der Einführung eines leistungsfähigen GenKI-Chatbots schafft die Organisation die Voraussetzungen, um Prozesse zu beschleunigen, Ergebnisse zu verbessern und Arbeitsressourcen effektiver einzusetzen.
Die Initiative verfolgt mehrere strategische Ziele. Erstens steht Effizienz im Vordergrund: Der Chatbot wird Recherche-, Ideenfindungs- und Dokumentationsaufgaben massiv erleichtern. Zweitens sorgt der selbstbetriebene Ansatz für Kontrolle, insbesondere im Hinblick auf Geheimschutz, Informationssicherheit, Datenschutz und Unabhängigkeit von Public-Cloud-Anbietern. Drittens sichert eine europäische Ausschreibung Wettbewerb und strategische Souveränität bei der Auswahl geeigneter Anbieter.
Alle Mitarbeiter der Organisation werden unmittelbar von der Einführung profitieren. Die Lösung unterstützt sie dabei, Aufgaben schneller und qualitativ hochwertiger zu erledigen. Sie erhöht die Eigenständigkeit im Arbeitsalltag und reduziert bestehende Abhängigkeiten von wenigen Fachleuten. Der damit einhergehende Bedeutungsverlust klassischer Expertendominanz wird als konstruktive Entwicklung betrachtet, da diese Positionen häufig Engpässe darstellen.
Die Initiative ist kein Ausdruck technischer Spielerei, sondern eine Reaktion auf reale Herausforderungen. Der weltweite Einsatz generativer KI liefert den Beleg für deren praktischen Nutzen. Technologische Ambitionen werden bewusst zurückgestellt, um eine marktverfügbare und bewährte Lösung einzukaufen.
Die Organisation hat wichtige Entwicklungen im Bereich generativer KI verschlafen. Heute geht es nicht mehr darum, technologische Maßstäbe zu setzen, sondern verlorenen Boden gutzumachen. Die Beschaffung adressiert einen konkreten Bedarf in der Gegenwart. Zukunftsvisionen existieren derzeit kaum, was die strategische Ausrichtung erschwert, aber den operativen Handlungsdruck nicht mindert.
Der Fokus liegt nicht auf technischer Autonomie, sondern auf der Wahrung der Datenhoheit. Die Motivation zur Initiative resultiert aus einem realen Rückstand, nicht aus diffusen Zukunftsängsten. Die geplante Investition bleibt mit einem Budgetrahmen von unter 25 Millionen Euro moderat. Im Verhältnis zum erwartbaren Nutzen ist sie nicht nur gerechtfertigt, sondern geboten.
Die Ziele dieser Initiative sind realistisch, nachvollziehbar und mit marktüblichen Mitteln erreichbar. Sie zielt auf eine funktionierende Lösung mit unmittelbarem Nutzen ab. Die Organisation erhält damit ein zentrales Werkzeug, um endlich vom Potenzial generativer KI zu profitieren - ein Schritt, der längst überfällig ist.
Die aktuelle Situation der Organisation ist durch einen tiefgreifenden Rückstand bei der Nutzung generativer KI geprägt. Während GenKI-Chatbots wie ChatGPT bereits das Berufsleben von Millionen Menschen verändern und zu drastischen Effizienzsteigerungen führen, findet dieses Potenzial in der Organisation bisher kaum Beachtung. Die Steigerung von Arbeitsgeschwindigkeit und Qualität um Faktoren zwischen zwei und zehn ist längst kein theoretisches Versprechen mehr, sondern täglich gelebte Realität in anderen Institutionen. Der Status quo ist daher nicht mehr tragfähig. Die Organisation verzichtet bislang auf Möglichkeiten, die anderswo längst als Standard gelten.
Mehrere Versäumnisse haben zu dieser Lage geführt. Weder wurden gezielte Forschungsaktivitäten aufgenommen noch wurden konkrete Beschaffungsprojekte eingeleitet. Das Thema generative KI fristet weiterhin ein Nischendasein, obwohl seine Bedeutung vergleichbar mit technologischen Revolutionen wie Buchdruck oder Internet ist. Interne Ängste vor Informationssicherheitsrisiken oder dem Verlust von Kontrolle lähmen jede Bewegung in diesem Feld. Gleichzeitig fehlt vielerorts noch das grundlegende Verständnis dafür, was generative KI in Form großer Sprachmodelle eigentlich ist und wie sie sich von klassischen KI-Ansätzen unterscheidet.
Besonders betroffen sind Mitarbeiter, die im privaten Umfeld bereits mit GenKI arbeiten. Sie erleben täglich, wie stark ihre berufliche Arbeit durch ein fehlendes Pendant in der Organisation eingeschränkt wird. Der Frust über die verpassten Chancen wächst. Gleichzeitig erzeugt die Dynamik im internationalen Wettbewerb einen zunehmenden Handlungsdruck. Andere Organisationen investieren gezielt in produktive GenKI-Lösungen und nutzen deren Potenziale strategisch aus. Die eigene Positionierung wirkt im Vergleich rückständig und schwerfällig.
Die eigentlichen Defizite liegen weniger in Visionen als in konkreten Arbeitsprozessen. Eine deutlich effizientere Informationsrecherche, systematische Ideenfindung und hochwertige Dokumentenerstellung sind in der Organisation überfällig. Der Bedarf an effektiven digitalen Werkzeugen besteht seit Jahren und wird durch GenKI-Lösungen erstmals realistisch erfüllbar. Die Entwicklung auf dem Markt schreitet rasant voran. Vor allem cloudbasierte Plattformen liefern in kurzen Innovationszyklen neue Funktionen, die den Abstand zur öffentlichen Hand weiter vergrößern.
Auch nach außen ist der Rückstand sichtbar. Die Organisation wird vielfach als langsam, überbürokratisiert und technologiefern wahrgenommen. Dieser Eindruck verstärkt sich, je länger keine sichtbare Bewegung beim Thema GenKI erfolgt. Dabei mangelt es nicht an Kompetenz. Innerhalb der Organisation existieren wenige, aber sehr erfahrene Fachleute, die den Bedarf realistisch einschätzen und die Umsetzung fachlich anleiten könnten. Diese Ressourcen gilt es gezielt zu nutzen.